2. Dokument 2

Was ist damit gemeint? 

Es ist wichtig, dass die Sprache, die für die Rechtschreibprüfung in Word eingestellt ist, mit der Sprache übereinstimmt, die in dem Dokument primär verwendet wird. In dem vorliegenden Word-Dokument ist beispielsweise die Hauptsprache auf Deutsch eingestellt, wodurch auch die Rechtschreibprüfung automatisch auf Deutsch arbeitet, weil Word die verwendete Sprache erkennt. Wenn in einem Dokument mehrere Sprachen verwendet werden, kann die Sprache für bestimmte Abschnitte oder Wörter manuell geändert werden, um sicherzustellen, dass die Rechtschreibprüfung korrekt funktioniert (siehe 3.1).

Warum ist es wichtig? 

Es ist wichtig, dass die Hauptsprache des Dokuments mit der Sprache der Rechtschreibprüfung übereinstimmt, um sicherzustellen, dass das Dokument mit Sprachausgabprogrammen in der Aussprache korrekt vorgelesen wird. Für Rezipierende mit eingeschränkter Lesefähigkeit, Lernschwierigkeiten oder mit Seheinschränkungen, die mit Hilfe eines Screenreaders Dokumente vorgelesen bekommen, kann ein Dokument sonst schwer verständlich sein. Ist die tatsächliche Sprache nicht mit der Rechtschreibprüfung konform, kann dies zu einer falschen Aussprache durch die Screenreader und Sprachausgabe führen, sodass der Inhalt des Dokuments missverstanden oder in seiner Bedeutung verfälscht wird.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Um die Hauptsprache in einem Dokument anzupassen, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen für Mac- und Windows-Betriebssysteme:

Was ist damit gemeint?

Es ist wichtig den Titel eines Dokuments leicht verständlich und aussagekräftig zu gestalten, das bedeutet, dass der Titel in einfachen und klaren Worten formuliert sein sollte, die den Inhalt des Dokuments angemessen wiedergeben. Der Titel sollte es den Lesenden ermöglichen, schnell zu erkennen, um was es in dem Dokument geht und welchen Zweck es erfüllt. Dieser Titel muss in den Metadaten hinterlegt sein, um den Nutzenden die Identifikation und Organisation des Dokuments zu erleichtern.

Metadaten sind Informationen, die ein Dokument beschreiben oder identifizieren und in der Regel unsichtbar für die Betrachtenden sind. Sie umfassen verschiedene Eigenschaften, wie beispielsweise den Titel, die verfassende Person, das Erstellungsdatum, das Dateiformat und die Größe der Datei. Auch Stichwörter oder Schlagworte können als Metadaten verwendet werden, um den Inhalt des Dokuments zu beschreiben und es für eine spätere Suche oder Archivierung leichter auffindbar zu machen

Warum ist es wichtig? 

Ein aussagekräftiger und leicht verständlicher Titel, der in den Metadaten hinterlegt ist, erleichtert die Orientierung und den Zugang zu einem Dokument für Rezipierende, die auf eine Sprachausgabe und Screenreader angewiesen sind. Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen oder Lernschwierigkeiten können das Dokument häufig nicht visuell scannen, um zu bestimmen, ob es für sie relevant ist. Stattdessen sind sie auf die Sprachausgabe und Screenreader angewiesen, um den Inhalt zu verstehen. Ein aussagekräftiger und leicht verständlicher Titel kann ihnen helfen, den Inhalt des Dokuments schnell zu erfassen und zu entscheiden, ob der Text für sie relevant ist oder nicht.

Ein Beispiel für einen aussagekräftigen und leicht verständlichen Titel wäre "Anleitung zur Barrierefreiheit von Dokumenten". Dieser Titel gibt den Lesenden eine klare Vorstellung davon, worum es in dem Dokument geht. Ein schlechter Titel hingegen wäre zum Beispiel "Barrierefreiheit". Dieser Titel ist zu allgemein und sagt den Lesenden nicht konkret genug, was der Inhalt des Dokuments ist. Dieser Titel kann zu Irritationen und einem erheblichen Zeitaufwand bei den Lesenden mit Screenreadern und Sprachausgabe führen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um den Titel eines Dokuments in den Metadaten einzugeben, gibt es je nach Betriebssystem verschiedene Vorgehensweisen:

Um zu überprüfen, ob der Titel korrekt in den Metadaten hinterlegt ist, können Sie auf den Reiter "Info" klicken und die Informationen überprüfen. Zusätzlich können Sie das Dokument durchgehen und sicherstellen, dass der Titel auf der ersten Folie dem Titel in den Metadaten entspricht. 

Ob ein Titel schlussendlich aussagekräftig ist oder nicht, müssen Sie selbst entscheiden. Aber denken Sie daran, dass Entscheidungen zum Lesen bereits durch den Titel getroffen werden sollte.

Was bedeutet das? 

Bei längeren Texten oder Dokumenten sollte ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden, um eine Übersicht über die Kapitel und Abschnitte des Dokuments zu erhalten. Ein Inhaltsverzeichnis ist eine Liste der Kapitel oder Abschnitte eines Dokuments. Es gibt den Lesenden eine Übersicht über den Inhalt und die Struktur des Dokuments und erleichtert das Auffinden bestimmter Themen oder Abschnitte. Für gewöhnlich befindet sich das Inhaltsverzeichnis am Anfang des Dokuments und gibt die Seitenzahl an, auf der der jeweilige Abschnitt beginnt.

Es empfiehlt sich, ein Inhaltsverzeichnis aus den Vorlagen in Word zu erstellen, da dieses schnell aktualisiert werden kann, wenn Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Dies ermöglicht es den Lesenden, schnell und einfach, über die Hyperlinks innerhalb des Inhaltsverzeichnisses, auf bestimmte Abschnitte des Dokuments zuzugreifen.

Warum ist es wichtig? 

Ein Inhaltsverzeichnis erweist sich als äußerst wertvoll für Rezipierende, die in einem umfangreichen Dokument eine klare Strukturierung benötigen, um sich zurechtzufinden. Es stellt ein unverzichtbares Instrument zur Orientierung und Navigation innerhalb eines Dokuments dar und kann den Lesenden die zeitaufwändige Suche nach relevanten Informationen ersparen. 

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Wenn ein Inhaltsverzeichnis in einem Dokument vorhanden ist, sollte es idealerweise als eigenständiges Element des Dokuments formatiert sein. Um dies zu überprüfen, klicken Sie einfach auf eine beliebige Stelle des Inhaltsverzeichnisses. Es sollte sich ein Rahmen um das Inhaltsverzeichnis bilden. Zusätzlich erscheint eine Schaltfläche mit dem Text „Inhaltsverzeichnis“ oder Ähnlichem.

Falls kein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, können Sie es sich automatisch generieren lassen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf eine Stelle im Dokument, wo das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie nun oben in der Menüleiste auf „Referenzen“ und dann auf „Inhaltsverzeichnis“.
3. Wählen Sie abschließend noch das gewünschte Inhaltsverzeichnis-Format aus.

Beachten Sie, dass für eine korrekte Generierung des Inhaltsverzeichnisses die Überschriften im Dokument mit entsprechenden Formatvorlagen erstellt, sein müssen und das Inhaltsverzeichnis bei Fertigstellung des Dokuments nochmal aktualisiert werden muss (siehe 5.1).

Was ist damit gemeint?

Die Kopf-, Fußzeile und Foliennummern in Word sind wichtige Elemente zur Orientierung, sollten jedoch keine relevanten Informationen enthalten. Stattdessen sollten sie mit Platzhaltern wie z.B. "Datum" oder "Titel" versehen werden.

Werden Kopf- und Fußzeilen verwendet, sollten sie mit entsprechenden Formatvorlagen erstellt werden, um sicherzustellen, dass alle Kopf- und Fußzeilen im Dokument dieselben Eigenschaften wie Schriftart, -größe und -farbe aufweisen.

Warum ist es wichtig?

Es ist wichtig, die Kopf- und Fußzeilen frei von relevanten Informationen zu halten, da Screenreader und Sprachausgaben Informationen aus Kopf- und Fußzeilen oft nicht auslesen und somit wichtige Informationen übersehen werden könnten. Werden Kopf- und Fußzeilen von Screenreadern und Sprachausgaben doch vorgelesen, stört dies den Lesefluss, weil diese auf jeder Seite erneut vorgelesen werden.

Die Verwendung von Formatvorlagen für Kopf- und Fußzeilen ist ein wichtiger Aspekt, da durch die Verwendung von Formatvorlagen sichergestellt werden kann, dass Kopf- und Fußzeilen schnell und einfach gefunden werden können. Durch die Verwendung von Formatvorlagen kann zusätzlich sichergestellt werden, dass Änderungen an der Kopf- oder Fußzeile auf allen Seiten des Dokuments angewendet werden, auf denen diese Vorlage verwendet wird. Wenn die Kopfzeilen auf jeder Seite unterschiedlich sind, könnte dies für den Screenreader und die Sprachausgabe verwirrend sein.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um Kopf- und Fußzeilen in Word-Dokumenten zu setzen, sollten Formatvorlagen verwendet werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Einfügen" und dann "Kopfzeile" oder "Fußzeile"
2. Wählen Sie nun die Option „Kopfzeile bearbeiten“ oder „Fußzeile bearbeiten“ aus. Sie sollten Zugang zu den in der Kopf- oder Fußzeile hinterlegten Informationen erhalten und diese bearbeiten können.
3. Wenn das nicht der Fall ist, deutet dies darauf hin, dass für die Erstellung der Kopf- oder Fußzeile keine Formatvorlagen verwendet wurden.

Zusätzlich ist es auch möglich, durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile zu Beginn oder am Ende des Dokuments, die Kopf- und Fußzeile zu gestalten und den gewünschten Text einzugeben.

Wenn Sie die Kopf- oder Fußzeile bearbeiten, achten Sie darauf, dass sie keine Informationen enthält, die wichtig für das Verständnis des Dokumentinhalts sind.

Ergänzend nutzen Sie die Funktionen die Word unter „Referenzen“ bietet (siehe 2.5).

Was ist damit gemeint? 

Fußnoten, Endnoten und Verweise sind Funktionen in Microsoft Word, die unter dem Register "Referenzen" zu finden sind. Fußnoten sind kurze Anmerkungen, die am Ende einer Seite angezeigt werden, während Endnoten am Ende des Dokuments angezeigt werden. Verweise sind Links zu anderen Stellen im Dokument, wie z.B. Seitenzahlen oder Überschriften. Diese Funktionen ermöglichen es den Lesenden, zusätzliche Informationen zu einem bestimmten Thema zu erhalten und den Inhalt des Dokuments besser zu verstehen.

Warum ist es wichtig? 

Wenn Fußnoten, Endnoten und Verweise genutzt werden, dann sollten diese durch Vorlagen von Word erstellt werden, um die Lesereihenfolge und Referenzen im Dokument zu gewährleisten. Dies hilft besonders den Rezipierenden, die eine Sprachausgabe oder einen Screenreader nutzen und verbessert die Lesbarkeit und Verständlichkeit eines Dokuments, insbesondere für Rezipierende, die sich das Dokument vorlesen lassen und nur mit der Tastatur navigieren.

Ohne die Verwendung der Funktionen "Referenzen" in Word kann es schwierig sein, eine einheitliche und leicht lesbare Formatierung von Fußnoten und Verweisen zu gewährleisten. Dies kann zu Schwierigkeiten führen, wenn jemand versucht, den Text zu lesen oder zu bearbeiten, insbesondere wenn er oder sie eine Sehbeeinträchtigung oder motorische Einschränkungen hat. Wenn beispielsweise die Fußnoten und Verweise nicht nummeriert sind oder sich an unterschiedlichen Stellen auf der Seite befinden, kann es für diese Person schwierig sein, diese zu finden und zu lesen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um Fußnoten, Endnoten und Verweise in einem Word-Dokument zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Text, an der die Fußnote oder der Verweis eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie auf das Register "Referenzen" und wählen Sie die entsprechende Option aus (Fußnote, Endnote oder Verweis).
3. Geben Sie den Text der Fußnote oder des Verweises ein und formatieren Sie ihn entsprechend.
4. Wenn Sie eine Verknüpfung erstellen möchten, wählen Sie den Text aus, auf den Sie verweisen möchten, und klicken Sie auf "Verweis einfügen".
5. Wählen Sie den gewünschten Verweistyp aus (Seitenzahl, Überschrift, Abbildung und so weiter) und klicken Sie auf "OK".