5. Überschrift 2

Was ist damit gemeint? 

Bei der Erstellung von Überschriften sollten Formatvorlagen verwendet werden, anstatt sie manuell durch Fettdruck oder Unterstreichung hervorzuheben. Dies schafft eine klare Struktur im Dokument, die es beispielsweise Screenreadern und Sprachausgaben ermöglicht, das Dokument besser zu interpretieren und den Inhalt korrekt wiederzugeben.

Formatvorlagen sind vordefinierte Formatierungen, die auf Text oder Absätze angewendet werden können. Diese Vorlagen enthalten voreingestellte Formatierungseigenschaften. Durch die Verwendung von Formatvorlagen können Überschriften einfach und schnell einheitlich formatiert werden, was ein übersichtliches Erscheinungsbild des Dokuments gewährleistet. Darüber hinaus erleichtert die Verwendung von Formatvorlagen die Navigation durch das Dokument, da Überschriften automatisch im Inhaltsverzeichnis aufgeführt werden können.

Warum ist es wichtig? 

Wenn Überschriften in Word manuell formatiert werden, können Hilfsprogramme wie Screenreader oder Sprachausgabe sie nicht als solche erkennen, was die Zugänglichkeit des Dokuments für blinde und sehbeeinträchtigte Rezipierende beeinflussen kann. Darüber hinaus kann die manuelle Formatierung zu einer Inkonsistenz im Dokument führen, die den Lesefluss unterbricht und die Orientierung innerhalb des Dokuments erschwert.

Daher ist es wichtig, bei der Erstellung von Dokumenten darauf zu achten, dass Überschriften mit Formatvorlagen markiert werden, um eine einheitliche Darstellung und eine verbesserte Barrierefreiheit zu gewährleisten.

Wie können Sie das umsetzen/überprüfen? 

Um Überschriften mit Formatvorlagen zu erstellen, sollte entsprechend vorgegangen werden:

1. Markieren Sie den Text, den Sie als Überschrift formatieren möchten.
2. Gehen Sie zur Registerkarte "Start".
3. Suchen Sie den Abschnitt "Formatvorlagen".
4. Wählen Sie eine passende Formatvorlage aus, z.B. "Überschrift 1", "Überschrift 2", "Titel", etc.
5. Klicken Sie auf die ausgewählte Formatvorlage, um den Text entsprechend zu formatieren.
6. Falls keine der vorhandenen Formatvorlagen Ihren Bedürfnissen entspricht, können Sie eine eigene Formatvorlage erstellen.
7. Klicken Sie dazu auf ihrem Windows-Computer auf den Pfeil nach unten neben "Formatvorlagen" und wenn Sie ein Mac nutzen, auf das Feld "neue Formatvorlage" unter "Bereich Formatvorlage".
8. Wählen Sie "Neue Formatvorlage".
9. Geben Sie einen Namen für die neue Formatvorlage ein und legen Sie die gewünschten Formatierungsoptionen fest.

Um Überschriften zu überprüfen, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen was die Betriebssysteme von Mac und Windows angeht:

Was ist damit gemeint?

Die erste Überschrift in einem Word-Dokument bildet in der Regel den "Titel" des Dokuments ab und sollte als solcher oder als "Überschrift 1" formatiert werden. Diese Formatierung signalisiert den Start des Dokuments und ist die höchste Hierarchieebene, der weitere Überschriften folgen können.

Eine Formatvorlage in Word ist eine vorgegebene Formatierung, die auf Text angewendet werden kann, um dessen Erscheinungsbild zu ändern. Wenn die Formatvorlage "Titel" oder "Überschrift 1" auf den Text angewendet wird, ändert Word automatisch das Aussehen des Textes, um ihn als Überschrift zu kennzeichnen. In der Regel wird der Text größer und fett gedruckt, um ihn vom übrigen Text abzuheben. Dies ermöglicht es den Lesenden sowie Screenreadern und Sprachausgaben, die Überschriften und Untertitel im Dokument schnell zu identifizieren und zu unterscheiden. Formatvorlagen können jedoch auch individuell angepasst werden.

Warum ist es wichtig? 

Wenn die erste Überschrift in einem Word-Dokument nicht korrekt formatiert ist, kann dies zu verschiedenen Barrieren führen, insbesondere für Rezipierende mit Beeinträchtigungen, die auf Screenreader und Sprachausgaben angewiesen sind. Eine korrekte Formatierung mit der Formatvorlage "Titel" oder "Überschrift 1" ermöglicht es dem Screenreader zu erkennen, wo das Dokument beginnt und was das Thema des Dokuments ist. So können die Lesenden entscheiden, ob der Text für sie relevant ist oder nicht.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

1. Markieren Sie den Text, der als erste Überschrift im Dokument dienen soll.
2. Wählen Sie die Registerkarte "Start" oder öffnen Sie das Menü "Formatvorlagen", um die verfügbaren Formatvorlagen anzuzeigen.
3. Wählen Sie die Formatvorlage "Überschrift 1" aus, um sicherzustellen, dass die Überschrift auf der höchsten Hierarchieebene beginnt und korrekt gekennzeichnet ist.
4. Wenn die Formatvorlage "Überschrift 1" nicht vorhanden ist oder nicht den Anforderungen entspricht, können Sie eine neue Formatvorlage erstellen und anpassen.
5. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben "Formatvorlagen" und wählen Sie "Neue Formatvorlage..." aus.
6. Geben Sie der neuen Formatvorlage einen aussagekräftigen Namen, wie z.B. "Titel", und klicken Sie auf "OK".
7. Wählen Sie die neue Formatvorlage aus und passen Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen an, z.B. Schriftart, Größe und Farbe.
8. Verwenden Sie die neue Formatvorlage, um die erste Überschrift im Dokument zu kennzeichnen und sicherzustellen, dass sie auf der höchsten Hierarchieebene beginnt.

Indem Sie diese Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass die erste Überschrift im Dokument mit der Ebene 1 beginnt und korrekt gekennzeichnet ist

Um die Formatvorlage von Überschriften zu überprüfen, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen was die Betriebssysteme von Mac und Windows angeht:

Was ist damit gemeint?

Überschriftenebenen in Word beziehen sich auf die Hierarchie von Überschriften im Dokument. Jede Überschrift hat eine Ebene, die von 1 bis 9 nummeriert ist, wobei Ebene 1 die höchste Ebene ist und Ebene 9 die niedrigste. Die Überschriftenebene bestimmt die visuelle Darstellung und die Positionierung der Überschrift im Dokument. Eine Überschrift der Ebene 1 ist normalerweise größer als eine Überschrift der Ebene 2 und folgende. Ein Beispiel für eine „Überschrift 6“ in Dezimalgliederung sieht wie folgt aus: 1.1.1.1.1.1.

Warum ist es wichtig?

Um sicherzustellen, dass die Hierarchie der Überschriften in einem Dokument nachvollziehbar ist, sollte man nur Überschriften bis zur sechsten Ebene verwenden, beginnend mit der ersten Ebene (Überschrift 1) bis zur sechsten Ebene (Überschrift 6). Eine fehlende oder undurchsichtige Hierarchie kann die Lesbarkeit des Dokuments und somit die Barrierefreiheit beeinträchtigen. Zusätzlich kann es passieren, dass wenn ein Word-Dokument später als PDF-Datei gespeichert wird die Überschriften über die sechste Ebene hinaus nicht mehr übernommen werden. Dadurch geht wichtiger Inhalt und Orientierung verloren. Zudem können zu viele Unterüberschriften schnell zu Unübersichtlichkeit führen und die Orientierung innerhalb des Dokuments erschweren.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Die Verwendung von Überschriften bis zur sechsten Ebene kann umgesetzt werden, indem man nur die Formatvorlagen für Überschriften bis zur sechsten Ebene verwendet und sicherzustellt, dass sie in einer klaren Hierarchie angeordnet sind. Auch hier kann die Funktion "Überschriften" in Word hilfreich sein, um die Hierarchie und die Anzahl der Ebenen zu überprüfen und anzupassen.

Um Überschriften unterhalb der Ebene zu vermeiden beziehungsweise zu überprüfen, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen was die Betriebssysteme von Mac und Windows angeht:

Was ist damit gemeint?

Eine klare und stringente Hierarchie von Überschriften in einem Dokument ist wichtig, um eine logische und strukturierte Darstellung des Inhalts zu gewährleisten. Wenn Unterüberschriften verwendet werden, sollten alle Ebenen der Hierarchie der Reihe nach berücksichtigt werden, um eine Lücke in der Struktur zu vermeiden. Eine Hauptüberschrift, wie z.B. der Titel, sollte somit von einer Unterüberschrift der Ebene 1 gefolgt werden, dann von einer Unterüberschrift der Ebene 2 und so weiter. Dies stellt sicher, dass die Lesenden die Beziehung zwischen den verschiedenen Abschnitten des Dokuments verstehen und erleichtert somit das Navigieren durch das Dokument.

Unterüberschriften sind Überschriften, die innerhalb eines Dokuments unter einer höheren Ebene von Überschriften platziert sind. Sie dienen dazu, den Inhalt weiter zu unterteilen und zu strukturieren. Zum Beispiel könnte eine Hauptüberschrift "Barrierefreiheit" lauten, unter der sich dann Unterüberschriften wie "Bedeutung" und "Vorteile" befinden.

Warum ist das wichtig? 

Um sicherzustellen, dass das Dokument für alle Rezipierende barrierefrei ist, sollten klare und konsistente Unterüberschriften auf jeder Ebene vorhanden sein. Dies ist besonders wichtig für Rezipierende, die das Dokument vorgelesen bekommen und sich auf die Überschriften als Navigationshilfe verlassen.

Eine korrekte hierarchische Struktur gewährleistet, dass Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben den Inhalt schnell und einfach auffinden können, indem sie von Überschrift zu Überschrift springen. Wenn jedoch die hierarchische Struktur nicht korrekt ist, kann es schwierig sein, den Zusammenhang zwischen den Überschriften und den dazugehörigen Textabschnitten zu erkennen und den Inhalt des Dokuments zu verstehen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um sicherzustellen, dass Unterüberschriften in einem Dokument jede Ebene der Hierarchie berücksichtigen, sollten klare und konsistente Formatierungsrichtlinien festgelegt werden. Word bietet verschiedene Formatierungsfunktionen, um Überschriften und Unterüberschriften verschiedener Ebenen zu erstellen (siehe 5.1).

Um Unterüberschriften hinsichtlich ihrer Ebene zu überprüfen, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen was die Betriebssysteme von Mac und Windows angeht:

Was ist damit gemeint?

In einer Liste oder in Überschriften sollten ausschließlich arabischen Zahlen (z.B. 1, 2, 3) für die Nummerierung verwendet werden und nicht römischen Zahlen (z.B. I, II, III).

Arabische Zahlen sind heutzutage die am weitesten verbreitete Schreibweise für Zahlen. Dabei handelt es sich um die Ziffern 0 bis 9. Römische Zahlen hingegen sind eine Zahlenschreibweise, die Buchstaben des lateinischen Alphabets verwendet, um Zahlen darzustellen.

Warum ist es wichtig?

Die Verwendung von arabischen Zahlen stellt den internationalen Standard für die Darstellung von Zahlen dar und wird für die Kommunikation und den Austausch von Informationen in verschiedenen Ländern und Sprachen verwendet. Die Verwendung von römischen Zahlen in Überschriften kann für manche Rezipierende eine Herausforderung darstellen und zu Verständnisschwierigkeiten führen. Dies stellt eine sprachliche Barriere dar. Auch Screenreader und Sprachausgaben haben Probleme mit der korrekten Aussprache von römischen Zahlen, da diese sowohl Buchstaben als auch Zahlen darstellen können. Zum Beispiel kann der Screenreader "V" (für 5) als den Buchstaben "V“ statt als die Zahl "5" vorlesen, was zu Verwirrung oder Missverständnissen führen kann. Dies kann insbesondere bei komplexeren Dokumenten problematisch sein, wo eine klare und genaue Nummerierung wichtig ist, um den Inhalt zu verstehen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um sicherzustellen, dass in Listen oder Überschriften ausschließlich arabischen Zahlen für die Nummerierung verwendet werden, sollte man in Microsoft Word die Nummerierungseinstellungen für die jeweiligen Überschriften und Listen überprüfen und gegebenenfalls auf die Verwendung von arabischen Zahlen umstellen. Man kann dies in Word unter dem Reiter "Start" und dann "Nummerierung" einstellen.

Um die Bezeichnung der Überschriften zu überprüfen, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen was die Betriebssysteme von Mac und Windows angeht:

Was ist damit gemeint? 

Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen sollten in einem Dokument nur einmal auftreten, um die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit des Dokuments zu verbessern. Zusätzlich ist es wichtig, dass Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen aussagekräftig sind, damit sie den Lesenden schnell und effektiv helfen, den Inhalt der entsprechenden Abschnitte oder Elemente zu verstehen. Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen sollten darüber hinaus alle notwendigen Informationen enthalten, um den Lesenden zu helfen, die dargestellten Daten oder Informationen zu verstehen und wenn nötig auf die verwendeten Quellen zurückzugreifen.

Warum ist es wichtig? 

Eine klare Strukturierung ist entscheidend, um Inhalte schnell erfassen und verstehen zu können. Überschriften und Beschriftungen spielen hierbei eine wichtige Rolle, da sie helfen, den Inhalt des Dokuments zu gliedern und zentrale Abschnitte und Elemente schnell zu identifizieren. Dies ist besonders wichtig für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen, Lernbeeinträchtigungen oder Leseschwierigkeiten, da eine klare Strukturierung den Zugang zu Texten erleichtert. Eine präzise und aussagekräftige Überschrift ermöglicht es den Lesenden beispielsweise, den Text schnell zu scannen und zu entscheiden, ob weitergelesen werden möchte oder nicht. Auch Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen sollten präzise und aussagekräftig sein, um eine einfache Verständlichkeit und eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen. Eine klare und präzise Beschriftung von Abbildungen und Tabellen kann auch dazu beitragen, Missverständnisse und Verwechslungen zu vermeiden, insbesondere wenn mehrere Abbildungen oder Tabellen im gleichen Dokument vorkommen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Bei der Auswahl von Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen sollten Sie sich an einigen Grundsätzen orientieren, um sicherzustellen, dass sie zum Inhalt passend und verständlich sind:

1. Beschreiben Sie den Inhalt präzise: Die Überschrift oder Beschriftung sollte kurz und prägnant sein und den Inhalt des Dokuments oder der Abbildung/Tabelle beschreiben.
2. Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon und verwenden Sie stattdessen eine Sprache, die für die Zielgruppe leicht verständlich ist.
3. Verwenden Sie Schlagwörter: Verwenden Sie relevante Schlagwörter, die dem Leser eine Vorstellung davon geben, was er in dem Dokument oder der Abbildung/Tabelle erwarten kann.
4. Verwenden Sie Formatierung: Verwenden Sie eine größere Schriftgröße oder Fettdruck, um die Überschrift oder Beschriftung hervorzuheben und sie leichter lesbar zu machen.
5. Überprüfen Sie die Genauigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Informationen in der Überschrift oder Beschriftung korrekt sind und nicht zu Missverständnissen führen.
6. Vermeiden Sie wiederholte Beschriftungen: Vermeiden Sie die Wiederholung von Beschriftungen oder Überschriften im Dokument, um Verwirrung zu vermeiden.
7. Berücksichtigen Sie die Zielgruppe: Stellen Sie sicher, dass die Überschrift oder Beschriftung auf die Bedürfnisse und Kenntnisse der Zielgruppe zugeschnitten ist.
8. Verwenden Sie die richtigen Schreibweisen und Symbole: Verwenden Sie die richtige Rechtschreibung und Grammatik, und verwenden Sie Symbole und Abkürzungen, die von der Zielgruppe verstanden werden.

Indem Sie diese Grundsätze berücksichtigen, können Sie Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen erstellen, die zum Inhalt passend und leicht verständlich sind.

Das gezielte Platzieren einer Bild- oder Tabellenbeschriftung ermöglicht es, diese genau an der gewünschten Stelle zu positionieren und somit eine klare Verbindung zwischen der Beschriftung und dem zugehörigen Element herzustellen. In der Regel kann diese Funktion durch einen einfachen Rechtsklick auf das Element ausgewählt werden, was es erleichtert, die Beschriftung an der gewünschten Position zu platzieren und sicherzustellen, dass sie nicht isoliert erscheint.

Man kann zusätzlich prüfen, ob Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbeschriftungen nur einmal im Dokument vorkommen, indem man das Dokument gezielt durchsucht. Das Vorgehen unterscheidet sich je nach Betriebssystem: