7. Illustrationen, Diagramme, Textfelder

Was ist damit gemeint? 

Excel ist ein Programm, das für die Aufbereitung und Darstellung von Daten konzipiert wurde. Dazu gehört auch die Erstellung von Diagrammen auf Datengrundlage. Diagramme werden also nicht in Excel hineinkopiert, sondern dort erstellt. 

Warum ist es wichtig? 

Es ist wichtig, in Excel Diagramme auf der Grundlage von Tabellendaten zu generieren, da sie mehr Informationen enthalten als einfache Bildkopien. Personen mit Sehbeeinträchtigungen, die auf Screenreader angewiesen sind, können nicht direkt auf visuelle Informationen zugreifen, daher ist eine alternative Darstellungsform notwendig. Obwohl Alternativtexte auf maximal 125 Zeichen begrenzt sind und nicht alle Details enthalten können, sollten sie den Bezug zu der zugrunde liegenden Tabelle herstellen. Screenreader können die Informationen aus der Tabelle vorlesen, wodurch die Daten für Menschen mit Sehbeeinträchtigung zugänglich werden.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um ein Diagramm aus einer Tabelle in Excel zu erstellen, können Sie folgende Schritte befolgen:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in der Excel-Tabelle korrekt und vollständig sind, mit klar benannten Spalten und Zeilen, um sie für das Diagramm vorzubereiten.
2. Wählen Sie den Bereich aus, den Sie im Diagramm darstellen möchten, einschließlich der entsprechenden Spalten und Zeilen.
3. Gehen Sie zur Registerkarte "Einfügen"„Einfügen“ in Excel.
4. Wählen Sie den Diagrammtyp aus, der am besten zu Ihren Daten passt. Excel bietet verschiedene Diagrammtypen wie Säulen-, Linien-, Kreis-, Balken- und Kuchendiagramme.
5. Passen Sie das Diagramm nach Bedarf an, indem Sie Achsenbeschriftungen, Titel, Legenden und andere Formatierungsoptionen verwenden, um das Diagramm aussagekräftig und übersichtlich zu gestalten.
6. Positionieren Sie das Diagramm an der gewünschten Stelle in Ihrem Excel-Arbeitsblatt.

Was ist damit gemeint? 

Illustrationen, Diagramme und Textfelder sind mit einer klaren und präzisen Bezeichnung versehen sind, die den Inhalt oder die Funktion des jeweiligen Elements angibt.

Warum ist es wichtig? 

Die Vergabe aussagekräftiger Namen in Dokumenten und Excel ist von großer Bedeutung, da sie Nutzenden, einschließlich jener mit Sehbeeinträchtigung, eine effiziente Navigation und Interpretation ermöglichen. Durch klar benannte Objekte wie Illustrationen, Diagramme und Textfelder können Screenreader die Inhalte präzise wiedergeben, was Studierenden eine bessere Orientierung und ein tieferes Verständnis der Daten ermöglicht. Dies verbessert die Klarheit und Verständlichkeit der Dokumente insgesamt und erleichtert es allen Nutzenden, die Informationen effektiv zu erfassen und zu verarbeiten.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um sicherzustellen, dass in einem Excel-Dokument aussagekräftige Namen für Illustrationen, Diagramme und Textfelder verwendet werden, können Sie folgende Schritte befolgen:

1. Starten Sie, indem Sie zum Auswahlbereich in Excel navigieren.
2. Nutzen Sie die Suchfunktion im Auswahlbereich, um alle Illustrationen, Diagramme und Textfelder auf dem Tabellenblatt zu finden.
3. Stellen Sie sicher, dass alle Objekte in einer Liste aufgeführt sind, um eine systematische Überprüfung zu ermöglichen.
4. Geben Sie für jedes einzelne Objekt in der Liste einen klaren und prägnanten Namen ein, der den Inhalt oder die Funktion des jeweiligen Elements angibt.
5. Nachdem Sie alle Namen vergeben haben, schließen Sie das Fenster, um die Änderungen zu übernehmen und die benannten Objekte zu speichern.

Was ist damit gemeint? 

Um die Zugänglichkeit einer Excel-Datei zu verbessern, sollten alle darin enthaltenen Illustrationen, Diagramme und Gruppierungen von grafischen Elementen mit Alternativtexten versehen werden, die diese beschreiben. Ein Alternativtext ist eine kurze und prägnante Beschreibung des Inhalts der Grafik, die von Screenreadern und Sprachausgaben gelesen wird, um den Inhalt zu verstehen.

Rein dekorative Illustrationen, Diagramme und grafische Gruppierungen ohne inhaltliche Relevanz sollten entsprechend gekennzeichnet werden. In Excel können diese Elemente als "dekorativ"„dekorativ“ markiert werden, um zu signalisieren, dass es keinen relevanten Inhalt enthält und daher von Screenreadern übersprungen werden kann.

Diagramme werden in Excel aus Datentabellen generiert. Um den Zusammenhang von Diagramm und Tabelle herzustellen, soll der Alternativtext den Tabellennamen enthalten. Zudem soll der Alternativtext den Diagrammtyp und den Inhalt des Diagramms enthalten.

Warum ist es wichtig? 

Ein treffender Alternativtext für ein Bild ist wichtig, da er es allen Rezipierenden ermöglicht, den Inhalt eines Bildes zu verstehen. Wenn ein Bild keinen Alternativtext hat oder der Alternativtext unzureichend ist, wird das Bild für Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben unsichtbar. Das bedeutet, dass diese Rezipierenden wichtige Informationen verpassen, die in dem Bild enthalten sein könnten.

Ein treffender Alternativtext beschreibt z. B. eine Illustration kurz und prägnant und vermittelt, wie diese in Bezug zum Inhalt der Datei bzw. einer Tabelle steht. Wenn die Illustration wichtige Informationen enthält, die im Text nicht anders dargestellt werden oder werden können, ist es wichtig, diese Informationen im Alternativtext einzubeziehen, damit diese von Screenreadern und Sprachausgaben erfasst werden. Eine detaillierte Beschreibung der Illustration ist für einen Alternativtext in der Regel nicht notwendig. Für den Fall, dass eine Illustration, ein Diagramm oder eine grafische Gruppierung viele wichtige Informationen enthält, sollten diese im Text selbst vorkommen oder eine ausführliche Textalternative bereitgestellt werden. Grundsätzlich gilt, dass ein Alternativtext maximal 120 Zeichen enthalten sollte.

Im Alternativtext für ein Excel-Diagramm der Umsatzentwicklung könnte stehen: "„Umsatzentwicklung nach Quartalen -– Säulendiagramm. Tabelle 'Jahresumsatz'‚Jahresumsatz‘ 2021-2021–2023."“ Dadurch wird klar vermittelt, was das Diagramm zeigt, welcher Typ es ist und auf welche Tabelle es sich bezieht. Nutzende, die Screenreader verwenden, können so die relevanten Informationen zur Umsatzentwicklung des Unternehmens erfassen, auch ohne das Diagramm visuell zu erfassen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um einen Alternativtext für ein Bild in Excel hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Bild und wählen Sie im Menü "Bildformat"„Bildformat“ den Punkt "Alternativtext"„Alternativtext“ aus. Geben Sie dann eine präzise Beschreibung des Inhalts des Bildes in das Textfeld ein. Wenn das Bild nur dekorativ ist, markieren Sie es als solches und lassen Sie das Alternativtextfeld leer. Um ein Bild als dekorativ zu markieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Bild aus, das Sie als dekorativ markieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "„Bild formatieren"formatieren“ aus dem Dropdown-Menü, wenn Sie einen Windows-Computer besitzen. Mit einem Mac können Sie alternativ „Alt-Text anzeigen"anzeigen“ auswählen und es öffnet sich auf der rechten Seite ein Fenster/Menü
3. Wählen Sie im "Bildformat"„Bildformat“ Register den Punkt "„Alt-Text"Text“ aus.
4. Im Alt-Text-Dialogfeld eines Windows-Computers aktivieren Sie das Kontrollkästchen "„Dieses Bild ist dekorativ"dekorativ“, während Sie bei einem Mac die Option "„Als dekorativ markieren"markieren“ unterhalb des Textfeldes auswählen können.
5. Klicken Sie auf "OK"„OK“, um die Änderungen zu speichern.

Excel bietet eine integrierte Funktion, mit der Sie prüfen können, ob ein Alternativtext für eine Grafik vorhanden ist oder nicht. Sie können auch eine Überprüfung auf redundante Alternativtexte durchführen, indem Sie den Text um die Grafik herum lesen und sicherstellen, dass er nicht mit dem Alternativtext übereinstimmt.

Um die integrierte Funktion in Excel zu nutzen, mit der Sie prüfen können, ob ein Alternativtext für Illustrationen, Diagramme oder grafische Gruppierungen vorhanden ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Bild aus, für das Sie den Alternativtext überprüfen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "„Bild formatieren"formatieren“ aus dem Dropdown-Menü. Mit einem Mac können Sie alternativ „Alt-Text anzeigen"anzeigen“ auswählen und es öffnet sich auf der rechten Seite ein Fenster/Menü.
3. Wählen Sie im "Bildformat"„Bildformat“ Register den Punkt "„Alt-Text"Text“ aus.
4. Überprüfen Sie, ob das Textfeld für den Alternativtext ausgefüllt ist. Wenn ja, enthält das Bild einen Alternativtext. Wenn nicht, fehlt der Alternativtext und sollte hinzugefügt werden.

Excel generiert zwar auf Wunsch automatisch eigene ALT-Alt-Texte, aber diese passen in vielen Fällen nicht und sollten daher überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Was ist damit gemeint? 

Eine ausführlich beschreibende Textalternative für eine inhaltsschwere (komplexe) Illustration, ein Diagramm bzw. eine Gruppierung von grafischen Elementen enthält eine detaillierte Beschreibung des Inhalts und dessen Bedeutung für die Datei bzw. Tabelle. Im Gegensatz zu einem Alternativtext, der nur eine kurze Zusammenfassung des Bildinhalts enthält, soll eine ausführlich beschreibende Textalternative alle wichtigen Details vermitteln, die für die Verständlichkeit der z. B. Illustration erforderlich sind. Eine ausführlich beschreibende Textalternative sollte klare und präzise Sprache verwenden und alle wichtigen Informationen der Illustration enthalten, einschließlich Farben, Formen, Texte, Personen, Orte und Aktionen, die dargestellt werden. Der Text sollte jedoch nicht redundant oder überflüssig sein und sich auf die relevanten Informationen beschränken, die in der Illustration enthalten sind. Besonders auf Daten bezogene Diagramme sollten ausführlich beschrieben werden, um dargestellte Zusammenhänge zu verdeutlichen.

Wenn eine Textalternative für eine visuelle Darstellung erforderlich ist, sollte diese entweder in der selbenderselben Datei oder in einem separaten Dokument bereitgestellt werden. Die Textalternative sollte in derselben Datei wie die Illustration oder das Diagramm enthalten sein und sich in der Nähe des dieses befinden. Auf diese Weise können Rezipierende, die eine Bildbeschreibung benötigen, die Textalternative leichter finden. Wenn die Textalternative in einem separaten Dokument bereitgestellt wird, sollte im Dokument beispielsweise durch einen Link auf die Textalternative hingewiesen und diese zugänglich gemacht werden.

Warum ist es wichtig?

Die Verwendung von ausführlich beschreibenden Textalternativen ist ein wichtiger Aspekt der Barrierefreiheit von digitalen Inhalten, da sie sicherstellen, dass Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen den Inhalt von komplexen Illustrationen und Diagrammen verstehen können. Eine ausführlich beschreibende Textalternative kann besonders wichtig sein, wenn die Illustration wichtige Informationen enthält, die im Text der Datei nicht anders dargestellt werden können. Da komplexe Illustrationen in der Regel schwierig zu beschreiben sind, ist es besonders wichtig, dass sie mit einer präzisen und detaillierten Textalternative versehen werden, damit alle den Inhalt der Illustration oder des Diagramms verstehen können.

Ein Beispiel für eine ausführlich beschreibende Textalternative für eine komplexe Illustration könnte wie folgt aussehen: „Das Bild zeigt eine Gruppe von Menschen, die an einem runden Tisch sitzen und diskutieren. In der Mitte des Tisches befindet sich ein Kuchen, auf dem "„Happy Birthday"Birthday“ geschrieben steht. Die Personen laufen um den Tisch herum, lächeln und heben ihre Gläser, um auf den Geburtstag anzustoßen. Der Raum ist mit Luftballons und Girlanden geschmückt und im Hintergrund kann man eine Band sehen, die Musik spielt.“ Je wichtiger die Details für das Verständnis des Inhaltes ist, desto ausführlicher müssen diese beschrieben werden.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Eine beschreibende Textalternative sollte eine präzise und genaue Beschreibung des visuellen Elements (z. B. Bild, Diagramm, Grafik) enthalten und dessen Bedeutung für den Inhalt der Datei vermitteln. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen können, eine gute beschreibende Textalternative zu erstellen:

1. Identifizieren Sie das visuelle Element: Überlegen Sie, welches visuelle Element beschrieben werden soll und welche Informationen es enthält.
2. Beschreiben Sie das visuelle Element: Beschreiben Sie das visuelle Element so detailliert wie möglich, um sicherzustellen, dass ein klares Bild davon entsteht, was auf der Illustration oder dem Diagramm zu sehen ist.
3. Berücksichtigen Sie den Kontext: Berücksichtigen Sie, wie das visuelle Element in den Kontext der Datei passt und welche Informationen es vermittelt. Stellen Sie sicher, dass die Textalternative dem Leser hilft, die Bedeutung des visuellen Elements im Kontext der Excel-Datei zu verstehen.
4. Verwenden Sie klare Sprache: Verwenden Sie klare, einfache Sprache und vermeiden Sie Fachbegriffe oder Abkürzungen, die schwer zu verstehen sein könnten.
5. Vermeiden Sie Redundanz: Vermeiden Sie die Wiederholung von Informationen, die bereits im Text der Datei vorhanden sind.

Es gibt einige Schritte, die Sie durchführen können, um Ihre Textalternativen zu prüfen:

1. Überprüfen Sie, ob die Textalternative alle wichtigen Informationen des visuellen Elements enthält.
2. Stellen Sie sicher, dass die Textalternative verständlich und leicht zu lesen ist.
3. Überprüfen Sie, ob die Textalternative im Kontext der Datei sinnvoll ist und eine klare Verbindung zum Text oder anderen visuellen Elementen hat.
4. Bitten Sie jemanden, der die Informationen des visuellen Elements nicht kennt, die Textalternative zu lesen und zu überprüfen, ob sie die Bedeutung und den Zweck des visuellen Elements verstehen können.
5. Überprüfen Sie, ob die Textalternative nicht redundant ist, also keine bereits im Text vorhandenen Informationen wiederholt.

Was ist damit gemeint? 

Es ist zu empfehlen Text nicht mithilfe von Schriftgrafiken darzustellen. Stattdessen sollte der Text als tatsächlicher Text eingetippt und formatiert werden. Falls Schriftgrafiken dennoch verwendet werden, ist es notwendig, einen Alternativtext anzugeben, der den Inhalt der Grafik beschreibt. Wenn die Schriftgrafiken redundant sind und den gleichen Text wie der umgebende Text enthalten, sollten sie als dekorativ gekennzeichnet werden.

Schriftgrafiken sind Grafiken, die vollständig aus Textzeichen und -symbolen bestehen und keine Bilder, Fotos oder andere visuelle Elemente enthalten. Schriftgrafiken werden häufig für die Gestaltung von Logos, Plakaten, Bannern und anderen Marketingmaterialien verwendet. WordArt ist eine Schriftgrafik, die es Nutzern und Nutzerinnen ermöglicht, Text in verschiedenen Stilen und Formen zu gestalten.

Warum ist es wichtig?

Die Verwendung von Schriftgrafiken kann zu Einschränkungen in der Barrierefreiheit von digitalen Inhalten führen, da sie von Screenreadern oder Sprachausgaben für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen nicht erkannt werden können. Wenn der Text als echter Text eingegeben und formatiert wird, kann dieser von Hilfsmitteln leichter gelesen werden. Wenn jedoch Schriftgrafiken verwendet werden, ist es wichtig einen Alternativtext anzugeben, um sicherzustellen, dass der Inhalt der Grafik von allen Rezipierenden verstanden werden kann.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Um Schriftgrafiken in Excel zu vermeiden, sollten Sie den Text als echten Text eingeben und formatieren, anstatt ihn als Illustration einzufügen. Wenn Sie dennoch Schriftgrafiken verwenden, können Sie einen Alternativtext angeben, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Illustration klicken und "„Alternativer Text"Text“ auswählen. Geben Sie im Feld "Beschreibung"„Beschreibung“ eine Beschreibung des Texts in der Illustration ein.

Wenn die Schriftgrafiken redundant sind, können Sie sie als dekorativ kennzeichnen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken und "„Als dekorativ kennzeichnen"kennzeichnen“ auswählen.

Was ist damit gemeint?

Grafische informationstragende Elemente sind visuelle Elemente, die Informationen in einem Dokument übermitteln. Dazu gehören beispielsweise Linien, benachbarte Flächen und andere grafischen "„Hilfsmittel“. Wenn diese in Excel verwendet werden, müssen sie einen Mindestkontrast von 3:1 zu dem Hintergrund des Dokuments aufweisen. Der Mindestkontrast bezieht sich auf das Verhältnis bzw. den Unterschied in der Helligkeit oder Farbtiefe zwischen den beiden Farben in grafischen Elementen und dem Hintergrund.

Warum ist es wichtig? 

Für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen kann ein ausreichender Kontrast zwischen grafischen Elementen und dem Hintergrund entscheidend sein, um diese zu erkennen. Ein unzureichender Kontrast erschwert die Wahrnehmbarkeit und kann zu Fehlinterpretationen führen. Deshalb ist es wichtig, dass grafische Elemente wie Bilder oder Schaltflächen einen ausreichenden Mindestkontrast aufweisen.

Ein ausreichender Kontrast erleichtert nicht nur Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen die Wahrnehmung von Inhalten. Auch Rezipierende, die in einer Umgebung mit schlechten Lichtverhältnissen arbeiten, einen Ausdruck in schwarz-weiß vorliegen haben oder eine Präsentation über einen Beamer verfolgen, profitieren von einem hohen Kontrast-Verhältnis. Ein ausreichender Kontrast sorgt dafür, dass die Inhalte klar und deutlich erkennbar sind und somit die Informationsaufnahme und Verarbeitung erleichtert wird.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

In Excel gibt es verschiedene Möglichkeiten, um einen Mindestkontrast von 3:1 umzusetzen:

1. Verwenden Sie kontrastreiche Farben: Wählen Sie Farben aus, die einen hohen Kontrast zueinander aufweisen, z. B. Schwarz auf Weiß oder Gelb auf Schwarz.
2. Verwenden Sie die integrierten Farbschemata: Excel bietet eine Vielzahl von integrierten Farbschemata an, die speziell für eine gute Lesbarkeit und Kontrast entwickelt wurden. Sie können diese Optionen finden, indem Sie zum Menüpunkt "Seitenlayout"„Seitenlayout“ navigieren und dort den Unterpunkt "Farben"„Farben“ wählen.
3. Überprüfen Sie den Kontrast mit einem Online-Tool: Es gibt verschiedene Online-Tools, die den Kontrast zwischen zwei Farben berechnen und anzeigen können, ob der Mindestkontrast von 3:1 erreicht wird. Sie können diese Tools verwenden, um sicherzustellen, dass der Kontrast Ihrer Farbkombinationen ausreichend ist.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Mindestkontrast von 3:1 nur der absolute Mindestwert ist und es empfehlenswert ist, einen höheren Kontrast zu verwenden, insbesondere wenn das Dokument für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen oder Leseschwierigkeiten bestimmt ist.

Um sicherzustellen, dass das Kontrastverhältnis zwischen grafischen informationstragenden Elementen und Hintergrund optimal ist, können Sie auf kostenlose Online-Tools oder herunterladbare Programme zurückgreifen.

Was ist damit gemeint?

In einer Excel-Datei sollten keine animierten Grafiken in Form von GIF-Dateien verwendet werden. Animierte Grafiken oder auch GIFs (Graphics Interchange Format) sind Dateiformate für Grafiken, die eine Sequenz von Bildern in einer Schleife abspielen können, um eine kurze Animation zu erzeugen. Durch die Schleifenfunktion werden GIFs immer wieder abgespielt, bis die betrachtende Person sie schließt oder weiter scrollt. Es können auch Standbilder in das GIF-Format konvertiert werden, was die Qualität aber erheblich senkt.

Warum ist es wichtig?

Die Verwendung von animierten Grafiken sollte in der Gestaltung von barrierefreien digitalen Inhalten nicht eingesetzt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass GIFs in der Regel keine Möglichkeit bieten, die Animation zu pausieren oder zu stoppen, was es für Rezipierende mit z. B. Konzentrationsschwierigkeiten schwierig macht, den Inhalt zu erfassen oder sich auf Inhalte außerhalb der Animation zu konzentrieren. Auch können schnelle Bewegungen oder flackernde Effekte bei einigen Rezipierenden mit Photosensibilität Anfälle auslösen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Sie können auf statische Grafiken ausweichen, um Informationen zu vermitteln, anstatt animierte GIFs zu verwenden. Je nach Betriebssystem erfolgt die Überprüfung nach GIFs auf zwei verschiedene Arten: