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E-Mailverkehr

Inhalt: Aufbau, Formalia, Anhänge, Best Practice.

Im universitären Alltag erfolgt ein Großteil der Kommunikation per E-Mail. Um sicherzustellen, dass alle Adressat*innen die enthaltenen Informationen problemlos wahrnehmen können, ist Barrierefreiheit entscheidend. Im Folgenden wird Ihnen gezeigt, wie Sie eine barrierefreie E-Mail-Kommunikation gewährleisten können.

Struktur und Verständlichkeit

  • Versehen Sie die E-Mail mit einer aussagekräftigen Betreffzeile.
  • Besteht Erstkontakt: Stellen Sie sich selbst kurz vor.
  • Verwenden Sie stets klare, kurze sowie präzise Formulierungen. 
  • Gestalten Sie die E-Mail übersichtlich (Einfügen von Absätzen und Listen, etc.).
  • Nutzen Sie, wenn möglich, Formatvorlagen (z. B. in Outlook).
  • Geben Sie immer auch Ihre Telefonnummer als alternative Kontaktmöglichkeit an.

Schrift- und Farbgestaltung

  • Verwenden Sie serifenlose Schriftarten (z. B. Arial, Calibri).
  • Wählen Sie mindestens Schriftgröße 12, besser 14.
  • Vermeiden Sie übermäßige Hervorhebungen (Großbuchstaben, etc.).
  • Nutzen Sie Farben nicht als einziges visuelles Mittel zur Vermittlung von Informationen.

Kontrast

Achten Sie bei Schrift und Bild auf ausreichenden Kontrast zwischen Vorder- und Hintergrund.

Bilder, Grafiken und Alternativtexte

  • Nutzen Sie Bilder nur sparsam.
  • Achten Sie (bei Bildern) auf eine wahrnehmbare Größe (ca. 600px Breite).
  • Versehen Sie alle visuellen Elemente mit einem Alternativtext. 
    • Sollten Sie Bildelemente anhängen, beschreiben Sie diese kurz im E-Mailtext.
  • Vermeiden Sie Schriftgrafiken.
  • Verzichten Sie auf flackernde, blinkende sowie störende Elemente.
  • Setzen Sie vorhersehbare und aussagekräftige Linkziele.
  • Verwenden Sie keine generischen Formulierungen, wie „Hier klicken“.
  • Stellen Sie alle Links gesammelt am Ende der E-Mail zur Verfügung. 

Anhänge und Dateiaustausch

  • Stellen Sie Inhalte, wenn möglich, direkt in der E-Mail bereit.
  • Benennen Sie Anhänge klar und verständlich.
  • Beschreiben Sie Bildanhänge im E-Mailtext hinreichend. 
  • Wird die E-Mail an einen größeren Empfänger*innenkreis versendet – laden Sie die Anhänge in einer Cloud hoch und teilen den Link per E-Mail. 
  • Beachten Sie, dass auch die Anhänge barrierefrei sein müssen.

Signatur und E-Mailende

  • Schreiben Sie Ihre Signatur als Klartext und verzichten auf grafische Strukturen.
  • Verwenden Sie die Formulierung „Ende-der-Nachricht“ ausschließlich, wenn Ihre Nachricht aus mehreren Teilen besteht und signalisiert werden muss, dass nichts mehr folgt. 
    • Ansonsten stellt die Formulierung störenden Ballast dar. 

Best Practice E-Mail

Betreff: Absage Termin 19.06.2028 um 15 Uhr

Hallo Mustermensch, 

hier schreibt Alex Musterfrau. Leider werde ich den Termin am 18.06.2025 um 15 Uhr nicht wahrnehmen können, da ich zu diesem Zeitpunkt bereits eine andere Verpflichtung habe.

Gerne schlage ich folgende Alternativen vor: 

  • 20.06.2028 um 14:30 Uhr 
  • 23.06.2028 um 9:15 Uhr

Bitte lassen Sie mich wissen, ob einer der genannten Termine für Sie passend ist und in welchem Format (telefonisch, via Zoom oder in Präsenz) Sie diesen wahrnehmen wollen.

Vielen Dank und freundliche Grüße
Alex Mustermensch

Tel: 0159 123 456 7

Auch hier gilt: Fangen Sie einfach an. Durch erste kleine Anpassungen und barrierefreie Kommunikationswege in Ihrem Lehralltag kann die Zugänglichkeit für Studierende und Kolleg*innen verbessert werden. Dann wird aus alltäglicher Routine ganz schnell routinierter Alltag.

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