2. Präsentation

Was ist damit gemeint? 

Es ist wichtig, dass die Sprache, die für die Rechtschreibprüfung in PowerPoint eingestellt ist, mit der Sprache übereinstimmt, die in der Präsentation primär verwendet wird. Wenn in einer Präsentation mehrere Sprachen verwendet werden, kann die Sprache für bestimmte Abschnitte oder Wörter manuell geändert werden, um sicherzustellen, dass die Rechtschreibprüfung korrekt funktioniert.

Warum ist es wichtig? 

Es ist wichtig, dass die Hauptsprache der Präsentation mit der Sprache der Rechtschreibprüfung übereinstimmt, um sicherzustellen, dass die Präsentation mit Sprachausgabeprogrammen in der Aussprache korrekt vorgelesen wird. Für Rezipierende mit eingeschränkter Lesefähigkeit, Lernschwierigkeiten oder mit Seheinschränkungen, die mit Hilfe eines Screenreaders oder einer Sprachausgabe Präsentationen vorgelesen bekommen, kann eine Präsentation sonst schwer verständlich sein. Ist die tatsächliche Sprache nicht mit der Rechtschreibprüfung konform, kann dies zu einer falschen Aussprache durch die Sprachausgabeprogramme führen, sodass der Inhalt der Präsentation missverstanden oder in seiner Bedeutung verfälscht wird.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Um die Hauptsprache in einem Dokument anzupassen, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen für Mac- und Windows-Betriebssysteme:

Die Hauptsprache einer PowerPoint-Präsentation kann auf folgende Weise angepasst werden:

Sobald die Hauptsprache der Präsentation geändert wurde, werden die Korrekturhilfen und Rechtschreibprüfungen von PowerPoint automatisch auf diese Sprache eingestellt.

Was ist damit gemeint?

Es ist wichtig den Titel einer Präsentation leicht verständlich und aussagekräftig zu gestalten, das bedeutet, dass der Titel in prägnanten und klaren Worten formuliert sein sollte, die den Inhalt der Präsentation angemessen wiedergeben. Der Titel sollte es den Lesenden ermöglichen, schnell zu erkennen, worum es in der Präsentation geht und welchen Zweck sie erfüllt. Dieser Titel muss in den Metadaten hinterlegt sein, um den Rezipierenden die Identifikation und Organisation der Präsentation zu erleichtern.

Metadaten sind Informationen, die eine Präsentation beschreiben oder identifizieren und in der Regel unsichtbar für die Betrachtenden sind. Sie umfassen verschiedene Eigenschaften, wie beispielsweise den Titel, die verfassende Person, das Erstellungsdatum, das Dateiformat und die Größe der Datei. Auch Stichwörter oder Schlagworte können als Metadaten verwendet werden, um den Inhalt der Präsentation zu beschreiben und es für eine spätere Suche oder Archivierung leichter auffindbar zu machen.

Warum ist es wichtig? 

Ein aussagekräftiger und leicht verständlicher Titel, der in den Metadaten hinterlegt ist, erleichtert die Orientierung und den Zugang zu einem Dokument für Rezipierende, die auf eine Sprachausgabe und Screenreader angewiesen sind. Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen oder Lernschwierigkeiten können die Präsentation nicht visuell scannen, um zu bestimmen, ob diese für sie relevant ist. Stattdessen sind sie auf die Sprachausgabe und Screenreader angewiesen, um den Inhalt zu verstehen. Ein aussagekräftiger und leicht verständlicher Titel kann ihnen helfen, den Inhalt der Präsentation schnell zu erfassen und zu entscheiden, ob sie weiterlesen möchten oder nicht.

Ein Beispiel für einen aussagekräftigen und leicht verständlichen Titel wäre „Anleitung zur Barrierefreiheit von Dokumenten“. Dieser Titel gibt den Lesenden eine klare Vorstellung davon, worum es in der Präsentation geht. Ein schlechter Titel hingegen wäre zum Beispiel „Barrierefreiheit“. Dieser Titel ist zu allgemein und sagt den Lesenden nicht konkret genug, was der Inhalt der Präsentation ist, was zu Irritationen und einem erheblichen Zeitaufwand bei den Lesenden mit Screenreadern und Sprachausgabe führt.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um den Titel eines Dokuments in den Metadaten einzugeben, gibt es je nach Betriebssystem verschiedene Vorgehensweisen:

Um zu überprüfen, ob der Titel korrekt in den Metadaten hinterlegt ist, können Sie erneut auf „Datei“ und „Informationen“ klicken. Hier sollten Sie den Titel finden, den Sie zuvor eingegeben haben.

Ob ein Titel schlussendlich aussagekräftig ist oder nicht, müssen Sie selbst entscheiden. Aber denken Sie daran, dass Entscheidungen zum Lesen bereits durch den Titel getroffen werden sollte.

Was ist damit gemeint?

Bei umfangreicheren Präsentationen sollte ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden, um eine Übersicht über die Abschnitte der Präsentation zu erhalten. Im Allgemeinen wird eine Präsentation als umfangreich betrachtet, wenn sie mehrere Folien hat und der Inhalt komplex ist. 

Ein Inhaltsverzeichnis ist eine Liste der Kapitel oder Abschnitte einer Präsentation. Es gibt den Lesenden eine Übersicht über den Inhalt und die Struktur der Präsentation und erleichtert das Auffinden bestimmter Themen oder Abschnitte. Normalerweise befindet sich das Inhaltsverzeichnis am Anfang einer Präsentation und gibt die Seitenzahl an, auf der der jeweilige Abschnitt beginnt.

Warum ist es wichtig? 

Ein Inhaltsverzeichnis erweist sich als äußerst wertvoll für Rezipierende, die in einer ausgedehnten Präsentation eine klare Strukturierung benötigen, um sich zurechtzufinden. Es stellt ein unverzichtbares Instrument zur Orientierung und Navigation innerhalb der Präsentation dar und kann den Lesenden die zeitaufwändige Suche nach relevanten Informationen ersparen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Es gibt verschiedenen Möglichkeiten in Inhaltsverzeichnis in PowerPoint zu erstellen. Im weiteren Verlauf werden zwei Möglichkeiten für PowerPoint ab 2003 und 2007 dargestellt:

1. Erstellen Sie als Erstes alle Folien und beginnen Sie erst am Ende damit, das Inhaltsverzeichnis anzulegen.
2. Mit PowerPoint 2003 können Sie über „Ansicht“ im Menüband die Funktion „Foliensortierung“ öffnen.
3. Mit den sich öffnenden Funktionen „Übersichtsfolie“ oder „Inhaltsfolie“ können Sie ein Verzeichnis erstellen.

Ab Version 2007 müssen Sie dann die einzelnen Schritte selbst vornehmen:

1. Wechseln Sie zum Menüband „Ansicht“ und öffnen Sie die „Gliederungsansicht“.
2. Wenn Sie nur die Überschriften in Ihr Inhaltsverzeichnis aufnehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Gliederung und wählen Sie „Gliederung reduzieren“ > „Alle Ebenen reduzieren“.
3. Markieren und kopieren ([Strg] + [C]) Sie anschließend die Gliederung auf der linken Seite und erstellen Sie über einen Rechtsklick eine „Neue Folie“.
4. Hier fügen Sie nun mit der Tastenkombination [Strg] + [V] die Gliederung ein. Optional können Sie noch die Folienzahl an das Zeilenende schreiben.
5. Im letzten Schritt müssen Sie nur noch eine Überschrift wählen und die Folie an die richtige Stelle verschieben.

Das Inhaltsverzeichnis wird nun auf der Folie angezeigt. Sie können es verschieben oder die Größe anpassen, wie bei jedem anderen Objekt in PowerPoint.