7. Tabellen

Was ist damit gemeint? 

Um in Word eine Tabelle zu erstellen, muss die Funktion „Tabelle einfügen“, statt des Gebrauchs von Tabs, verwendet werden. Wenn man diese Funktion auswählt, kann man die gewünschte Anzahl von Spalten und Zeilen für die Tabelle angeben. Anschließend wird eine leere Tabelle in das Dokument eingefügt, die mit Inhalten gefüllt oder um weitere Spalten und Zeilen ergänzt werden kann.

Warum ist es wichtig? 

Eine sorgfältige Erstellung von Tabellen ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass der Inhalt eines Dokuments barrierefrei zugänglich ist und von allen Lesenden wahrgenommen werden kann. Insbesondere Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben, die auf akustische Ausgabe von Texten angewiesen sind, benötigen klare Strukturen in Tabellen, um den Inhalt sinnvoll zu erfassen.

Wenn eine Tabelle nicht korrekt eingefügt oder strukturiert wird, kann dies zu verschiedenen Problemen führen. Beispielsweise kann der Screenreader den Inhalt nicht in der richtigen Reihenfolge oder nicht vollständig wiedergeben. Auch kann es vorkommen, dass Zellen, die inhaltlich zusammengehören, nicht als Einheit erkannt werden, was zu Verwirrung oder Fehlern bei der Interpretation führen kann.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

In Microsoft Word kann man eine Tabelle einfügen, indem man auf den Reiter „Einfügen“ geht und dort die Option „Tabelle“ auswählt. Anschließend kann man die Anzahl der Spalten und Zeilen festlegen und die Tabelle mit Inhalten füllen.

Um zu prüfen, ob eine Tabelle korrekt eingefügt wurde, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die linke obere oder rechte untere Ecke der Tabelle.
2. Wenn die Tabelle mithilfe der Funktion „Tabelle einfügen“ erstellt wurde, sollten Ihnen verschiedene Optionen zur Tabellenbearbeitung angeboten werden, wie z. B. „Tabelle löschen“, „Tabelleneigenschaften“ usw.
3. Wenn Sie diese Optionen nicht sehen, sollten Sie die Tabelle mithilfe der Funktion „Tabelle einfügen“ neu erstellen. Sie finden diese Funktion oben in der Menüleiste unter „Einfügen“ im Bereich „Tabelle“.
4. Klicken Sie auf „Tabelle einfügen“ und wählen Sie die gewünschte Anzahl von Spalten und Zeilen aus.

Was ist damit gemeint? 

Eine klare Gliederung in Tabellen wird durch Spalten- und Zeilenüberschriften erreicht. Die Kopfzeile zeigt an, wie die Inhalte in den Spalten gegliedert sind, während die „Erste Spalte“ die Inhalte innerhalb der Zeilen sortiert. Um sicherzustellen, dass eine Tabelle von einem Screenreader oder eine Sprachausgabe korrekt vorgelesen werden kann, sollten die Spalten- und Zeilenüberschriften als „Kopfzeile“ bzw. „Erste Spalte“ markiert werden.

Die „Kopfzeile“ einer Tabelle in Word ist die oberste Zeile der Tabelle, die normalerweise die Spaltenüberschriften enthält. Die Kopfzeile dient dazu, den Inhalt und die Struktur der Tabelle zu kennzeichnen und zu organisieren. Sie sollte bei mehrseitigen Tabellen auf jeder neuen Seite eingeblendet werden.

Wenn alle Spaltenüberschriften als „Kopfzeile“ markiert sind, tragen sie dazu bei, den Inhalt der Tabelle klar und verständlich darzustellen. Das Gleiche gilt für Zeilenüberschriften die als „Erste Spalte“ markiert sind. Diese Markierungen ermöglichen es, den Tabelleninhalt korrekt und eindeutig wahrzunehmen.

Warum ist es wichtig? 

Eine unkorrekte Formatierung von Tabellen kann dazu führen, dass die Inhalte und die Struktur der Tabelle für Screenreader-Nutzende unklar oder unverständlich vermittelt werden. Wenn beispielsweise Spalten- oder Zeilenüberschriften nicht als „Kopfzeile“ oder „Erste Spalte“ markiert sind, kann der Screenreader die Struktur der Tabelle nicht korrekt interpretieren und kann die Sortierung innerhalb der Tabelle nicht verstehen. Dadurch können wichtige Informationen verloren gehen oder falsch verstanden werden.

Wenn die Kopfzeile einer Tabelle sich nicht auf jeder Seite wiederholt, kann dies zu Verwirrung und Fehlinterpretation des Inhalts führen.

Insbesondere bei komplexen Tabellen kann es hilfreich sein, die Spaltenbeschriftungen auf jeder Seite zu wiederholen. Durch diese Wiederholung erhalten Rezipierende eine bessere Orientierung und erleichtert es, die Inhalte der Tabelle richtig zuzuordnen. Auch Nutzende von Screenreadern und profitieren von der Wiederholung der Kopfzeile, denn diese wird ebenfalls am Anfang jeder Seite vorgelesen. So müssen sie sich nicht dauerhaft an die Spaltenüberschriften erinnern oder immer wieder an den Anfang der Tabelle zurückkehren, um die Orientierung zu behalten.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

In Microsoft Word ist die erste Zeile einer Tabelle als „Kopfzeile“ automatisch markiert. Dabei ist das Kästchen „Überschrift“ im Reiter „Tabellenentwurf“ abgehakt. Die erste Spalte kann als „Erste Spalte“ markiert werden, indem man auf den Reiter „Tabellenentwurf“ geht und dort die entsprechenden Optionen auswählt. Die erste Spalte müssen Sie nur dann als solche auszeichnen, wenn es eine Überschrift bzw. Sortierung für die Zeile gibt.

Um eine Tabelle dahingehend zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die erste Zelle der Tabelle.
2. Gehen Sie in der Menüleiste auf den Tabellenentwurf.
3. Suchen Sie im linken Bereich des Menüs nach den Kontrollkästchen für „Kopfzeile“ und „Erste Spalte“ und überprüfen Sie, ob diese aktiviert sind.

Um die Kopfzeile einer Tabelle als solche zu markieren und auf jeder Seite sichtbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die erste Zeile und gehen dann auf „Tabellenentwurf“ oder Rechtsklick „Tabelleneigenschaften“. 
2. Dort aktivieren Sie das Häkchen für die Option „Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen“. So können Sie auch überprüfen, ob auf jeder Seite der Tabelle eine Kopfzeile vorhanden ist.  

Was ist damit gemeint? 

Seitenumbrüche in Tabellenzeilen treten auf, wenn eine Tabellenzeile nicht auf eine Seite passt und Teile des Textes auf die nächste Seite verschoben werden. Um die Lesbarkeit und Verständlichkeit einer mehrseitigen Tabelle zu gewährleisten, sollten Seitenumbrüche in Tabellenzeilen vermieden werden. Konkret bedeutet dies, dass automatische Seitenumbrüche innerhalb von Tabellenzeilen unterbunden werden. Stattdessen wird ein längerer Text innerhalb einer Zeile nicht geteilt und auf einer Seite abgebildet, um eine bessere Lesbarkeit und Verständlichkeit der gesamten Tabelle sicherzustellen.

Warum ist es wichtig? 

Wenn Seitenumbrüche in Tabellenzeilen nicht unterbunden werden, können verschiedene Probleme auftreten. Beispielsweise kann es vorkommen, dass Zellen oder Spalten auf unterschiedlichen Seiten angezeigt werden und die Zusammenhänge zwischen diesen verloren gehen. Auch können sich die Inhalte von Tabellenzellen verschieben, wenn Zeilen auf eine andere Seite verschoben werden, was dazu führt, dass die Tabelle insgesamt schwer lesbar wird. Deshalb ist eine übersichtliche und gut strukturierte Tabelle für die Barrierefreiheit von Dokumenten unerlässlich. Besonders Rezipierende, die eine Sprachausgabe oder einen Screenreader nutzen, können schnell die Orientierung verlieren, wenn Tabellenzeilen auf zwei Seiten aufgeteilt werden, da Screenreader den Lesefluss unterbrechen, um die neue Seite anzukündigen und weitere Informationen am Anfang der Seite vorlesen.

Durch das Unterbinden von Seitenumbrüchen in Tabellenzeilen wird die Übersichtlichkeit und Strukturierung der Tabelle verbessert. Informationen in den Tabellenzellen bleiben ununterbrochen und der Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten bleibt erhalten.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Je nach Betriebssystem erfolgt die Umsetzung auf zwei verschiedene Arten:

Um zu prüfen, ob in einer Tabelle Seitenumbrüche in Tabellenzeilen unterbunden werden, können Sie die Tabelle durchgehen und überprüfen, ob alle Tabellenzeilen vollständig auf einer Seite dargestellt werden. Sollten Inhalte in einer Zeile zu groß sein, empfiehlt es sich entweder diese zu kürzen, aufzuteilen oder alternative Darstellungsmöglichkeiten in Betracht zu ziehen.

Was ist damit gemeint? 

Jede Zeile soll die gleiche Anzahl von Spalten haben, um sicherzustellen, dass die Inhalte der richtigen Spaltenüberschrift zugeordnet werden können. Wenn die Zellen in einer Tabelle miteinander verbunden sind, kann dies zu Verwirrung und Unklarheit führen, da Lesende nicht sicher sein können, welcher Spaltenüberschrift der Inhalt zugeordnet werden muss.

Warum ist es wichtig? 

Wenn Tabellenzellen zusammengeführt werden, kann dies zu Problemen führen, da die Informationen nicht mehr den entsprechenden Spaltenüberschriften zugeordnet werden können. Dies kann dazu führen, dass die Informationen falsch oder unvollständig interpretiert werden, was zu Fehlern oder Missverständnissen führen kann. Dies kann insbesondere dann passieren, wenn die Tabelle vergrößert betrachtet wird. Auch Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben werden bei miteinander verbundenen Zellen vor Herausforderungen gestellt, die Zellen richtig zuzuordnen und zu interpretieren. Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Tabellen so formatiert werden, dass jede Zelle einer bestimmten Spalte zugeordnet werden kann und die Informationen leicht zu interpretieren sind.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um sicherzustellen, dass die Zellen in einer Tabelle nicht miteinander verbunden sind, sollten Tabellenzellen nicht zusammengeführt werden. Falls es notwendig sein sollte, zusätzliche Informationen in einer Zelle unterzubringen, können hierfür neue Zeilen oder Spalten hinzugefügt werden. Dabei bleibt es jedoch wichtig sicherzustellen, dass jede Zeile die gleiche Anzahl von Spalten aufweist, damit die Inhalte den richtigen Spaltenüberschriften zugeordnet werden können. Wenn zu viele Informationen in einer Tabelle untergebracht werden, sollte entweder die Tabelle in mehrere Tabellen aufgeteilt oder eine alternative Darstellungsform gewählt werden.

Es kann überprüft werden, ob die Zellen in einer Tabelle miteinander verbunden sind, indem man die Tabelle auf Zellenüberlappungen prüft. In Microsoft Word können Sie die Tabellenstruktur überprüfen und Zellenüberlappungen feststellen, indem Sie die Tabelle manuell durch eine visuelle Inspektion oder durch die Verwendung von Tools zur Überprüfung der Barrierefreiheit wie beispielsweise Screenreader kontrollieren.

Was ist damit gemeint? 

Komplexe Tabellen sind Tabellen, die eine größere Anzahl von Spalten und Zeilen enthalten und möglicherweise mehrere Ebenen von Daten und Informationen darstellen. Sie können zum Beispiel in wissenschaftlichen Berichten, Finanzberichten oder in der Datenanalyse eingesetzt werden. Komplexe Tabellen enthalten oft verschiedene Arten von Daten, einschließlich numerischer, textlicher und grafischer Daten.

Warum ist es wichtig? 

Eine klare Aufteilung von Tabellen ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass diese für alle zugänglich sind. Dies ist besonders wichtig für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen, die das Dokument vorgelesen bekommen.

Durch die Aufteilung von komplexen Tabellen in einfachere Tabellen mit klaren Überschriften und Strukturen kann die Lesbarkeit und Verständlichkeit des Dokuments verbessert werden. Auch Rezipierende mit anderen Beeinträchtigungen wie zum Beispiel Konzentrationsschwierigkeiten oder Lernschwierigkeiten profitieren von dieser Strukturierung.

Ein Beispiel dafür könnte eine Finanzbericht-Tabelle sein, die verschiedene Finanzkennzahlen wie Umsatz, Gewinn und Verlust aufzeigt. Wenn diese Tabelle sehr umfangreich ist und viele komplexe Informationen enthält, kann sie für einige Rezipierende schwierig zu interpretieren sein. Durch die Aufteilung in mehrere Tabellen, zum Beispiel eine Tabelle für den Umsatz, eine Tabelle für den Gewinn und eine Tabelle für den Verlust, können die Informationen klarer und verständlicher dargestellt werden.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Das Aufteilen einer komplexen Tabelle in mehrere überschaubare Tabellen in Word ist relativ einfach und kann in den folgenden Schritten durchgeführt werden:

1. Markieren Sie die Zellen, die Sie in eine separate Tabelle aufteilen möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Layout“ in der Menüleiste von Word.
3. Klicken Sie auf den Button „Teilen“ in der Gruppe „Merge“.
4. Wählen Sie die Option „Tabelle teilen“ aus dem Dropdown-Menü.
5. Geben Sie die Anzahl der Spalten oder Zeilen ein, in die Sie die Tabelle aufteilen möchten.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
7. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 6, bis Sie alle Zellen in separate Tabellen aufgeteilt haben.
8. Überprüfen Sie die Formatierung und die Ausrichtung der Tabellen und passen Sie sie gegebenenfalls an.

Um Ihr Dokument auf komplexe Tabellen zu überprüfen, schauen Sie sich die Tabellen im Dokument an. Gibt es Tabellen, die Ihrer Meinung nach komplex sind? Überlegen Sie sich, wie Sie die Informationen in mehrere, einfache Tabellen aufteilen können.