8. Tabelle

Was ist damit gemeint? 

Um in PowerPoint eine Tabelle zu erstellen, muss die Funktion „Tabelle einfügen“ verwendet werden. Wenn man diese Funktion auswählt, kann man die gewünschte Anzahl von Spalten und Zeilen für die Tabelle angeben. Anschließend wird eine leere Tabelle in die Präsentation eingefügt, die mit Inhalten gefüllt oder um weitere Spalten und Zeilen ergänzt werden kann.

Warum ist es wichtig? 

Eine sorgfältige Erstellung von Tabellen ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass der Inhalt einer Präsentation barrierefrei zugänglich ist und von allen Rezipierenden wahrgenommen werden kann. Insbesondere Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben, die auf eine akustische Ausgabe von Texten angewiesen sind, benötigen klare Strukturen in Tabellen, um den Inhalt sinnvoll zu erfassen.

Wenn eine Tabelle nicht korrekt eingefügt oder strukturiert wird, kann dies zu verschiedenen Problemen führen. Beispielsweise kann der Screenreader den Inhalt nicht in der richtigen Reihenfolge oder nicht vollständig wiedergeben. Auch kann es vorkommen, dass Zellen, die inhaltlich zusammengehören, nicht als Einheit erkannt werden, was zu Verwirrung oder Fehlern bei der Interpretation führen kann.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Hier ist eine Anleitung für Sie, wie Sie die Funktion „Tabelle einfügen“ in PowerPoint nutzen können:

1. Navigieren Sie zur Folie, auf der Sie die Tabelle einfügen möchten. Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ in der oberen Menüleiste von PowerPoint.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Tabelle“ oder wenn Sie Mac nutzen über „Tabelle einfügen“ und es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
3. Im Dropdown-Menü haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können entweder eine neue Tabelle erstellen oder eine Tabelle aus einer externen Quelle einfügen. Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Gitternetzmuster im Dropdown-Menü und klicken Sie darauf.
4. Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, wird eine leere Tabelle in die Präsentation eingefügt. Sie können die Größe der Tabelle anpassen, indem Sie die Maus über den Rand der Tabelle ziehen und die Größe entsprechend anpassen.
5. Klicken Sie in einer Zelle der Tabelle und beginnen Sie, Ihren Text oder Ihre Daten einzugeben.

Was ist damit gemeint? 

Eine klare Gliederung in Tabellen wird durch Spalten- und Zeilenüberschriften erreicht. Die „Überschrift“ zeigt an, wie die Inhalte in den Spalten gegliedert sind, während die „Erste Spalte“ die Inhalte innerhalb der Zeilen sortiert. Um sicherzustellen, dass eine Tabelle von einem Screenreader oder einer Sprachausgabe korrekt vorgelesen werden kann, sollten die Spalten- und Zeilenüberschriften als „Überschrift“ bzw. „Erste Spalte“ markiert werden.

Wenn alle Spaltenüberschriften als „Überschrift“ markiert sind, können die Inhalte der Tabelle klar zugeordnet werden. Das Gleiche gilt für Zeilenüberschriften die als „Erste Spalte“ markiert sind. Diese Markierungen ermöglichen es, den Tabelleninhalt korrekt und eindeutig wahrzunehmen.

Warum ist es wichtig? 

Eine unkorrekte Formatierung von Tabellen kann dazu führen, dass die Inhalte und die Struktur der Tabelle für Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben unklar oder unverständlich vermittelt werden. Wenn beispielsweise Spalten- oder Zeilenüberschriften nicht als „Überschrift“ oder „Erste Spalte“ markiert sind, kann der Screenreader oder die Sprachausgabe die Struktur der Tabelle nicht korrekt interpretieren und die Sortierung innerhalb der Tabelle nicht verstehen. Dadurch können wichtige Informationen verloren gehen oder falsch interpretiert werden.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Es folgt eine Anleitung, wie Sie in PowerPoint Spaltenüberschriften als „Überschrift“ und alle Zeilenüberschriften (wenn vorhanden) als „Erste Spalte“ markieren können:

1. Gehen Sie zur Folie, auf der sich die Tabelle befindet, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf die Tabelle, um sie auszuwählen. Dadurch wird die Registerkarte „Tabellenentwurf“ in der Menüleiste aktiviert.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Tabellenentwurf“ in der Menüleiste. Dort finden Sie den Abschnitt „Tabellenformationsoptionen“. Innerhalb dieses Abschnitts gibt es zwei Optionen: „Überschrift“ und „Erste Spalte“.
3. Markieren Sie die erste Zeile (Spaltenüberschriften) als „Überschrift“: Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Überschrift“. Dadurch werden die erste Zeile als Kopfzeile formatiert, was bedeutet, dass sie optisch von den restlichen Daten in der Tabelle abgehoben wird.
4. Markieren Sie die Zeilenüberschriften als „Erste Spalte“: Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Erste Spalte“. Dadurch werden die Zeilenüberschriften als erste Spalte formatiert, was bedeutet, dass sie optisch von den restlichen Daten in der Tabelle abgehoben werden.
5. Wenn Sie bereits vorhandene Daten in der Tabelle haben, sollten Sie sicherstellen, dass die Spalten- und Zeilenüberschriften korrekt markiert sind. Überprüfen Sie, ob die Formatierung Ihren Erwartungen entspricht, und passen Sie sie gegebenenfalls an.

Was ist damit gemeint? 

Jede Zeile soll die gleiche Anzahl von Spalten haben, um sicherzustellen, dass die Inhalte der richtigen Spaltenüberschrift zugeordnet werden können. Wenn die Zellen in einer Tabelle miteinander verbunden sind, kann dies zu Verwirrung und Unklarheit führen, da Lesende nicht sicher sein können, welcher Spaltenüberschrift der Inhalt zugeordnet werden muss.

Warum ist es wichtig? 

Wenn Tabellenzellen zusammengeführt werden, kann dies zu Problemen führen, da die Informationen nicht mehr den entsprechenden Spaltenüberschriften zugeordnet werden können. Dies kann dazu führen, dass die Informationen falsch oder unvollständig interpretiert werden, was zu Fehlern oder Missverständnissen führen kann. Dies kann insbesondere dann passieren, wenn sich die Tabelle vergrößert angeschaut wird. Auch Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben werden bei miteinander verbundenen Zellen vor Herausforderungen gestellt, die Zellen richtig zuzuordnen und zu interpretieren. Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Tabellen so formatiert werden, dass jede Zelle einer bestimmten Spalte zugeordnet werden kann und die Informationen leicht zu interpretieren sind.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um sicherzustellen, dass die Zellen in einer Tabelle nicht miteinander verbunden sind, sollten Tabellenzellen nicht zusammengeführt werden. Falls es notwendig ist, zusätzliche Informationen in einer Zelle unterzubringen, können hierfür neue Zeilen oder Spalten hinzugefügt werden. Dabei bleibt es jedoch wichtig sicherzustellen, dass jede Zeile die gleiche Anzahl von Spalten aufweist, damit die Inhalte den richtigen Spaltenüberschriften zugeordnet werden können. Wenn zu viele Informationen in einer Tabelle untergebracht werden, sollte entweder die Tabelle in mehrere Tabellen aufgeteilt oder eine alternative Darstellungsform gewählt werden (siehe 8.5).

Es kann überprüft werden, ob die Zellen in einer Tabelle miteinander verbunden sind, indem man die Tabelle auf Zellenüberlappungen prüft. In PowerPoint können Sie die Tabellenstruktur überprüfen und Zellenüberlappungen feststellen, indem Sie folgende Schritte ausführen:

1. Wählen Sie die Tabelle aus, indem Sie draufklicken. Dadurch wird die Registerkarte „Layout“ in der Menüleiste aktiviert.
2. Innerhalb des Abschnitts „Layout“ gibt es verschiedene Optionen, mit denen Sie die Tabellenstruktur überprüfen können.
3. Um die Zellenränder anzuzeigen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Gitternetzlinien anzeigen“. Dadurch werden die Linien zwischen den Zellen angezeigt, sodass Sie die genaue Positionierung der Zellen überprüfen können.
4. Um Zellenüberlappungen zu überprüfen, klicken Sie auf den Abschnitt „Anordnung“. Dort können Sie zwischen den Optionen „Zellen nach vorne oder hinten verschieben“ wählen. Indem Sie die Zellen nach vorne oder hinten verschieben, können Sie feststellen, ob Zellen überlappen oder einander verdecken.

Wenn Sie Zellenüberlappungen feststellen, können Sie die Tabelle entsprechend anpassen, um das Problem zu beheben. Sie können Zellen verschieben oder die Größe von Zellen anpassen, um sicherzustellen, dass sie nicht überlappen. Zusätzlich zur Überprüfung der Tabellenstruktur können Sie auch die Inhalte in den Zellen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und konsistent sind.

Was ist damit gemeint? 

Der Titel und die Tabellenbeschreibung beziehen sich auf zusätzliche Informationen, die in einer Tabelle in PowerPoint bereitgestellt werden. Der Titel beschreibt den Inhalt oder das Thema der Tabelle, während die Tabellenbeschreibung eine detailliertere Erklärung der Tabelle und ihrer Inhalte bietet, z. B. den Zweck der Tabelle, die verwendeten Daten oder andere relevante Informationen.

Warum ist es wichtig?

Das Hinzufügen eines Titels und einer Tabellenbeschreibung ist wichtig, um die Barrierefreiheit der Präsentation sicherzustellen. Rezipierende mit Sehbeeinträchtigung, die auf eine Sprachausgabe oder einen Screenreader angewiesen sind, können den Inhalt der Tabelle nicht visuell erfassen. Der Titel und die Tabellenbeschreibung ermöglichen es ihnen, den Kontext und die Bedeutung der Tabelle zu verstehen und die Informationen auf auditive Weise zu erfassen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um Titel und Tabellenbeschreibung in PowerPoint umzusetzen, können Sie folgende Schritte befolgen:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Textfeld“ und geben Sie einen aussagekräftigen Titel oder eine Beschreibung in die Textbox ein.
3. Platzieren Sie die Textbox oberhalb der Tabelle, als Titel und unterhalb als Beschreibung und achten Sie darauf, dass der Titel der Tabelle dem Folientitel entspricht

Um zu überprüfen, ob eine Tabelle einen Titel und eine Tabellenbeschreibung enthält, können Sie den folgenden Ansatz verwenden:

1. 1. Überprüfen Sie, ob der Titeltext in der Tabelle vorhanden ist und den Inhalt oder das Thema der Tabelle angemessen beschreibt.
   2. Prüfen Sie, ob eine separate Tabellenbeschreibung in der Nähe der Tabelle vorhanden ist und zur Tabelle bereitstellt wird.

Was ist damit gemeint? 

Komplexe Tabellen sind Tabellen, die eine größere Anzahl von Spalten und Zeilen enthalten und möglicherweise mehrere Ebenen von Daten und Informationen darstellen. Sie können zum Beispiel in wissenschaftlichen Berichten, Finanzberichten oder in der Datenanalyse eingesetzt werden. Komplexe Tabellen enthalten oft verschiedene Arten von Daten, einschließlich numerischer, textlicher und grafischer Daten.

Warum ist es wichtig? 

Eine klare Aufteilung von Tabellen ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass diese für alle zugänglich sind. Dies ist besonders wichtig für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigung oder Blindheit, die die Präsentation möglicherweise vorgelesen bekommen und Schwierigkeiten haben, komplexe Tabellen zu interpretieren.

Durch die Aufteilung von komplexen Tabellen in einfachere Tabellen mit klaren Überschriften und Strukturen kann die Lesbarkeit und Verständlichkeit der Präsentation verbessert werden. Auch Rezipierende mit anderen Beeinträchtigungen wie zum Beispiel Konzentrationsschwierigkeiten oder Lernschwierigkeiten profitieren von dieser Strukturierung.

Ein Beispiel dafür könnte eine Finanzbericht-Tabelle sein, die verschiedene Finanzkennzahlen wie Umsatz, Gewinn und Verlust aufzeigt. Wenn diese Tabelle sehr umfangreich ist und viele komplexe Informationen enthält, kann sie für einige Rezipierende schwierig zu interpretieren sein. Durch die Aufteilung in mehrere Tabellen, zum Beispiel eine Tabelle für den Umsatz, eine Tabelle für den Gewinn und eine Tabelle für den Verlust, können die Informationen klarer und verständlicher dargestellt werden.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um in PowerPoint eine komplexe Tabelle in mehrere kleinen Tabellen umzuwandeln, können Sie folgende Schritte befolgen:

1. Wählen Sie die komplexe Tabelle aus, indem Sie draufklicken.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Layout“.
3. Innerhalb des Abschnitts „Layout“ gibt es verschiedene Optionen, um die Tabelle zu bearbeiten.
4. Markieren Sie die Zellen der Tabelle, die Sie in eine separate Tabelle umwandeln möchten. Dies können Sie tun, indem Sie mit gedrückter Maustaste über die Zellen ziehen oder indem Sie eine Zelle auswählen und dann die Umschalttaste gedrückt halten und eine andere Zelle auswählen, um einen Bereich auszuwählen.
5. Sobald die gewünschten Zellen ausgewählt sind, verwenden Sie die Tastenkombination „Strg + X“, um die ausgewählten Zellen aus der ursprünglichen Tabelle auszuschneiden.
6. Gehen Sie an die Stelle, an der Sie die neue kleine Tabelle einfügen möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Verwenden Sie die Tastenkombination „Strg + V“, um die ausgeschnittenen Zellen als separate Tabelle einzufügen.
7. Wiederholen Sie die Schritte für jede weitere Teilmenge von Zellen, die Sie als separate Tabelle umwandeln möchten.

Auf einem Mac wird anstelle der „Strg“-Taste die „Befehlstaste“ (auch als „Command“-Taste) verwendet. Die „Befehlstaste“ wird oft mit dem Symbol ⌘ gekennzeichnet und erfüllt ähnliche Funktionen wie die „Strg“-Taste auf Windows-Computern.

Um Ihre Präsentation auf komplexe Tabellen zu überprüfen, schauen Sie sich die Tabellen in der Präsentation an. Gibt es Tabellen, die Ihrer Meinung nach komplex sind? Überlegen Sie sich, wie Sie die gesamten Informationen in mehrere, einfache Tabellen aufteilen können.