6. Grafik

Was ist damit gemeint?

Die Verankerung in Word meint, dass Grafiken und Textfelder an einer festen Position im Dokument platziert werden. Dadurch bleiben sie, auch bei Änderungen im Textfluss oder beim Einfügen von weiteren Inhalten, an der vorgesehenen Stelle und verschieben sich nicht.

In Microsoft Word sind „eingesetzte Textfelder“ eine Art von Elementen, die in ein Dokument eingefügt werden können, um Text und andere Elemente zu organisieren und hervorzuheben. Ein Textfeld ist ein begrenzter Bereich im Dokument, in den Text oder andere Inhalte, wie Bilder oder Tabellen, eingefügt werden können.

Warum ist es wichtig? 

Eine korrekte Verankerung von Textfeldern und Grafiken im Word-Dokument ist wichtig, um eine konsistente und barrierefreie Lesbarkeit des Dokuments zu gewährleisten. Wenn Elemente nicht an der richtigen Stelle verankert sind, kann es bei der Verwendung von Screenreadern und Sprachausgaben zu Verzerrungen oder Unklarheiten in der Wahrnehmung des Dokuments kommen.

Zum Beispiel kann ein nicht-verankertes Bild und deren Alternativtext von Screenreadern an einer falschen Stelle vorgelesen werden, wodurch Zusammenhänge von Text und Bild unklar bleiben. Um dies zu vermeiden, müssen alle Textfelder und Grafiken im Dokument korrekt verankert werden.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Um Textfelder und Grafiken zu verankern, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen was die Betriebssysteme von Mac und Windows angeht:

Um sicherzustellen, dass Textfelder und Grafiken korrekt verankert sind, kann man in Word in den „Entwurfsansicht“-Modus wechseln und prüfen, ob sich die Position der Elemente bei Änderungen des Textflusses oder beim Einfügen von weiteren Inhalten im Dokument verändert.

Was ist damit gemeint? 

Um die Zugänglichkeit eines Word-Dokuments zu verbessern, sollten alle darin enthaltenen Bilder und Grafiken mit Alternativtexten versehen werden, die beschreiben, was auf dem Bild zu sehen ist. Ein Alternativtext ist eine kurze und prägnante Beschreibung des Inhalts der Grafik, die von Screenreadern und Sprachausgaben gelesen wird, um den Inhalt zu verstehen.

Bei rein dekorativen Bildern ohne inhaltliche Relevanz sollte das Bild entsprechend gekennzeichnet werden. In Word kann eine Grafik oder ein Bild als „dekorativ“ markiert werden, um zu signalisieren, dass es keinen für das Dokument relevanten Inhalt enthält und daher von Screenreadern übersprungen werden kann.

Warum ist es wichtig? 

Ein treffender Alternativtext für ein Bild ist wichtig, da er es allen Rezipierenden ermöglicht, den Inhalt eines Bildes zu verstehen. Wenn ein Bild keinen Alternativtext hat oder der Alternativtext unzureichend ist, wird das Bild für Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben unsichtbar. Das bedeutet, dass diese Rezipierenden wichtige Informationen verpassen, die in dem Bild enthalten sein könnten.

Ein treffender Alternativtext beschreibt das Bild kurz und prägnant und vermittelt, wie beispielsweise ein Bild in Bezug zum Inhalt des Dokuments steht. Wenn das Bild wichtige Informationen enthält, die im Text nicht anders dargestellt werden oder werden können, ist es wichtig, diese Informationen im Alternativtext einzubeziehen, damit diese von Screenreadern und Sprachausgaben erfasst werden. Eine detaillierte Beschreibung des Bildes ist für einen Alternativtext in der Regel nicht notwendig. Für den Fall, dass ein Bild viele wichtige Informationen enthält, sollten diese im Text selbst vorkommen oder eine ausführliche Textalternative (4.3) bereitgestellt werden. Grundsätzlich gilt, dass ein Alternativtext maximal 120 Zeichen enthalten sollte.

Ein Beispiel für einen treffenden Alternativtext für ein Bild in Word wäre: „Ein Gruppenfoto von Mitarbeitenden, die an einem Firmenausflug teilgenommen haben und zusammen vor einem Bergpanorama stehen.“ Dieser Alternativtext vermittelt Nutzenden von einem Screenreader, was auf dem Bild zu sehen ist.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um einen Alternativtext für ein Bild in Word hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Bild und wählen Sie im Menü „Bildformat“ den Punkt „Alternativtext“ aus. Geben Sie dann eine präzise Beschreibung des Inhalts des Bildes in das Textfeld ein. Wenn das Bild nur dekorativ ist, markieren Sie es als solches und lassen Sie das Alternativtextfeld leer. Um ein Bild als dekorativ zu markieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Bild aus, das Sie als dekorativ markieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie „Bild formatieren“ aus dem Dropdown-Menü, wenn Sie einen Windows-Computer besitzen. Mit einem Mac können Sie alternativ „Alt-Text anzeigen“ auswählen und es öffnet sich auf der rechten Seite ein Fenster/Menü
3. Wählen Sie im „Bildformat“ Register den Punkt „Alt-Text“ aus.
4. Im Alt-Text-Dialogfeld eines Windows-Computers aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Dieses Bild ist dekorativ“, während Sie bei einem Mac die Option „Als dekorativ markieren“ unterhalb des Textfeldes auswählen können.
5. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.

Word bietet eine integrierte Funktion, mit der Sie prüfen können, ob ein Alternativtext für ein Bild vorhanden ist oder nicht. Sie können auch eine Überprüfung auf redundante Alternativtexte durchführen, indem Sie den Text um das Bild herum lesen und sicherstellen, dass er nicht mit dem Alternativtext übereinstimmt.

Um die integrierte Funktion in Word zu nutzen, mit der Sie prüfen können, ob ein Alternativtext für ein Bild vorhanden ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Bild aus, für das Sie den Alternativtext überprüfen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie „Bild formatieren“ aus dem Dropdown-Menü. Mit einem Mac können Sie alternativ „Alt-Text anzeigen“ auswählen und es öffnet sich auf der rechten Seite ein Fenster/Menü
3. Wählen Sie im „Bildformat“ Register den Punkt „Alt-Text“ aus.
4. Überprüfen Sie, ob das Textfeld für den Alternativtext ausgefüllt ist. Wenn ja, enthält das Bild einen Alternativtext. Wenn nicht, fehlt der Alternativtext und sollte hinzugefügt werden.

Word generiert zwar auf Wunsch automatisch eigene ALT-Texte, aber diese passen in vielen Fällen nicht und sollten daher überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Was ist damit gemeint? 

Eine ausführlich beschreibende Textalternative für ein Bild enthält eine detaillierte Beschreibung des Bildinhalts und dessen Bedeutung für das Dokument. Im Gegensatz zu einem Alternativtext, der nur eine kurze Zusammenfassung des Bildinhalts enthält, soll eine ausführlich beschreibende Textalternative alle wichtigen Details des Bildes vermitteln, die für die Verständlichkeit des Bildes erforderlich sind. Eine ausführlich beschreibende Textalternative sollte klare und präzise Sprache verwenden und alle wichtigen Informationen des Bildes enthalten, einschließlich Farben, Formen, Texte, Personen, Orte und Aktionen, die im Bild dargestellt werden. Der Text sollte jedoch nicht redundant oder überflüssig sein und sich auf die relevanten Informationen beschränken, die im Bild enthalten sind. 

Wenn eine Textalternative für eine visuelle Darstellung erforderlich ist, sollte diese entweder im selben Dokument oder in einem separaten Dokument bereitgestellt werden. Die Textalternative sollte im selben Dokument wie das Bild enthalten sein und sich in der Nähe des Bildes befinden. Auf diese Weise können Rezipierende, die eine Bildbeschreibung benötigen, die Textalternative leichter finden. Wenn die Textalternative in einem separaten Dokument bereitgestellt wird, sollte im Dokument beispielsweise durch einen Link auf die Textalternative hingewiesen und diese zugänglich gemacht werden.

Warum ist es wichtig?

Die Verwendung von ausführlich beschreibenden Textalternativen ist ein wichtiger Aspekt der Barrierefreiheit von digitalen Inhalten, da sie sicherstellen, dass Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen den Inhalt von komplexen Bildern und Diagrammen verstehen können. Eine ausführlich beschreibende Textalternative kann besonders wichtig sein, wenn das Bild wichtige Informationen enthält, die im Text des Dokuments nicht anders dargestellt werden können. Da komplexe Bilder in der Regel schwierig zu beschreiben sind, ist es besonders wichtig, dass sie mit einer präzisen und detaillierten Textalternative versehen werden, damit alle den Inhalt des Bildes verstehen können.

Ein Beispiel für eine ausführlich beschreibende Textalternative für ein komplexes Bild könnte wie folgt aussehen: „Das Bild zeigt eine Gruppe von Menschen, die an einem runden Tisch sitzen und diskutieren. In der Mitte des Tisches befindet sich ein Kuchen, auf dem „Happy Birthday“ geschrieben steht. Die Personen laufen um den Tisch herum, lächeln und heben ihre Gläser, um auf den Geburtstag anzustoßen. Der Raum ist mit Luftballons und Girlanden geschmückt und im Hintergrund kann man eine Band sehen, die Musik spielt.“ Umso wichtiger die Details für das Verständnis des Inhaltes ist, desto ausführlicher müssen diese beschrieben werden.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Eine beschreibende Textalternative sollte eine präzise und genaue Beschreibung des visuellen Elements (z. B. Bild, Diagramm, Grafik) enthalten und dessen Bedeutung für den Inhalt des Dokuments vermitteln. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen können, eine gute beschreibende Textalternative zu erstellen:

1. Identifizieren Sie das visuelle Element: Überlegen Sie, welches visuelle Element beschrieben werden soll und welche Informationen es enthält.
2. Beschreiben Sie das visuelle Element: Beschreiben Sie das visuelle Element so detailliert wie möglich, um sicherzustellen, dass ein klares Bild davon entsteht, was auf dem Bild oder Diagramm zu sehen ist.
3. Berücksichtigen Sie den Kontext: Berücksichtigen Sie, wie das visuelle Element in den Kontext des Dokuments passt und welche Informationen es vermittelt. Stellen Sie sicher, dass die Textalternative dem Leser hilft, die Bedeutung des visuellen Elements im Kontext des Dokuments zu verstehen.
4. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache: Passen Sie diese ggf. an die jeweilige Zielgruppe an.
5. Vermeiden Sie Redundanz: Vermeiden Sie die Wiederholung von Informationen, die bereits im Text des Dokuments vorhanden sind.

Es gibt einige Schritte, die Sie durchführen können, um Ihre Textalternativen zu prüfen:

1. Überprüfen Sie, ob die Textalternative alle wichtigen Informationen des visuellen Elements enthält.
2. Stellen Sie sicher, dass die Textalternative verständlich und leicht zu lesen ist.
3. Überprüfen Sie, ob die Textalternative im Kontext des Dokuments sinnvoll ist und eine klare Verbindung zum Text oder anderen visuellen Elementen hat.
4. Bitten Sie jemanden, der die Informationen des visuellen Elements nicht kennt, die Textalternative zu lesen und zu überprüfen, ob sie die Bedeutung und den Zweck des visuellen Elements verstehen können.
5. Überprüfen Sie, ob die Textalternative nicht redundant ist, also keine bereits im Text vorhandenen Informationen wiederholt.

Was ist damit gemeint? 

Es ist zu empfehlen Text nicht mithilfe von Schriftgrafiken darzustellen. Stattdessen sollte der Text als tatsächlicher Text eingetippt und formatiert werden. Falls Schriftgrafiken dennoch verwendet werden, ist es notwendig, einen Alternativtext anzugeben, der den Inhalt der Grafik beschreibt. Wenn die Schriftgrafiken redundant sind und den gleichen Text wie der umgebende Text enthalten, sollten sie als dekorativ gekennzeichnet werden.

Schriftgrafiken sind Grafiken, die vollständig aus Textzeichen und -symbolen bestehen und keine Bilder, Fotos oder andere visuelle Elemente enthalten. Schriftgrafiken werden häufig für die Gestaltung von Logos, Plakaten, Bannern und anderen Marketingmaterialien verwendet. WordArt ist eine Schriftgrafik, die es Nutzern und Nutzerinnen ermöglicht, Text in verschiedenen Stilen und Formen zu gestalten.

Warum ist es wichtig?

Die Verwendung von Schriftgrafiken kann zu Einschränkungen in der Barrierefreiheit von digitalen Inhalten führen, da sie von Screenreadern oder Sprachausgaben für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen nicht erkannt werden können. Wenn der Text als echter Text eingegeben und formatiert wird, kann dieser von Hilfsmitteln leichter gelesen werden. Wenn jedoch Schriftgrafiken verwendet werden, ist es wichtig einen Alternativtext anzugeben, um sicherzustellen, dass der Inhalt der Grafik von allen Rezipierende verstanden werden kann.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen? 

Um Schriftgrafiken in Word zu vermeiden, sollten Sie den Text als echten Text eingeben und formatieren, anstatt ihn als Bild oder WordArt einzufügen. Wenn Sie dennoch Schriftgrafiken verwenden, können Sie einen Alternativtext angeben, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken und „Alternativer Text“ auswählen. Geben Sie im Feld „Beschreibung“ eine Beschreibung des Texts in der Grafik ein.

Wenn die Schriftgrafiken redundant sind, können Sie sie als dekorativ kennzeichnen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken und „Als dekorativ kennzeichnen“ auswählen.

Was ist damit gemeint?

Grafische informationstragende Elemente sind visuelle Elemente, die Informationen in einem Dokument übermitteln. Dazu gehören beispielsweise Linien, benachbarte Flächen und andere grafischen „Hilfsmittel“. Wenn diese in Word verwendet werden, müssen sie einen Mindestkontrast von 3:1 zu dem Hintergrund des Dokuments aufweisen. Der Mindestkontrast bezieht sich auf das Verhältnis bzw. den Unterschied in der Helligkeit oder Farbtiefe zwischen den beiden Farben in grafischen Elementen und dem Hintergrund. 

Warum ist es wichtig? 

Für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen kann ein ausreichender Kontrast zwischen grafischen Elementen und dem Hintergrund entscheidend sein, um diese zu erkennen. Ein unzureichender Kontrast erschwert die Wahrnehmbarkeit und kann zu Fehlinterpretationen führen. Deshalb ist es wichtig, dass grafische Elemente wie Bilder oder Schaltflächen einen ausreichenden Mindestkontrast aufweisen.

Ein ausreichender Kontrast erleichtert nicht nur Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen die Wahrnehmung von Inhalten. Auch Rezipierende, die in einer Umgebung mit schlechten Lichtverhältnissen arbeiten, einen Ausdruck in schwarz-weiß vorliegen haben oder eine Präsentation über einen Beamer verfolgen, profitieren von einem hohen Kontrast-Verhältnis. Ein ausreichender Kontrast sorgt dafür, dass die Inhalte klar und deutlich erkennbar sind und somit die Informationsaufnahme und Verarbeitung erleichtert wird.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

In Word gibt es verschiedene Möglichkeiten, um einen Mindestkontrast von 3:1 umzusetzen:

1. Verwenden Sie kontrastreiche Farben: Wählen Sie Farben aus, die einen hohen Kontrast zueinander aufweisen, z. B. Schwarz auf Weiß oder Gelb auf Schwarz.
2. Verwenden Sie die integrierten Farbschemata: Word bietet eine Vielzahl von integrierten Farbschemata an, die speziell für eine gute Lesbarkeit und Kontrast entwickelt wurden. Sie können diese Optionen finden, indem Sie zum Menüpunkt „Entwurf“ navigieren und dort den Unterpunkt „Farben“ wählen.
3. Überprüfen Sie den Kontrast mit einem Online-Tool: Es gibt verschiedene Online-Tools, die den Kontrast zwischen zwei Farben berechnen und anzeigen können, ob der Mindestkontrast von 3:1 erreicht wird. Sie können diese Tools verwenden, um sicherzustellen, dass der Kontrast Ihrer Farbkombinationen ausreichend ist.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Mindestkontrast von 3:1 nur der absolute Mindestwert ist und es empfehlenswert ist, einen höheren Kontrast zu verwenden, insbesondere wenn das Dokument für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen oder Leseschwierigkeiten bestimmt ist.

Um sicherzustellen, dass das Kontrastverhältnis zwischen grafischen informationstragenden Elementen und Hintergrund optimal ist, können Sie auf kostenlose Online-Tools oder herunterladbare Programme zurückgreifen.

Was ist damit gemeint?

In einem Dokument sollten keine animierten Grafiken in Form von GIF-Dateien verwendet werden. Animierte Grafiken oder auch GIFs (Graphics Interchange Format) sind Dateiformate für Grafiken, die eine Sequenz von Bildern in einer Schleife abspielen können, um eine kurze Animation zu erzeugen. Durch die Schleifenfunktion werden GIFs immer wieder abgespielt, bis die betrachtende Person sie schließt oder weiter scrollt. Es können auch Standbilder in das GIF-Format konvertiert werden, was die Qualität aber erheblich senkt.

Warum ist es wichtig?

Die Verwendung von animierten Grafiken sollte in der Gestaltung von barrierefreien digitalen Inhalten nicht eingesetzt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass animierte GIFs in der Regel keine Möglichkeit bieten, die Animation zu pausieren oder zu stoppen, was es für Rezipierende mit z. B. Konzentrationsschwierigkeiten schwierig macht, den Inhalt des Dokuments zu erfassen. Auch können schnelle Bewegungen oder flackernde Effekte bei einigen Rezipierenden mit Photosensibilität Anfälle auslösen.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Sie können auf statische Grafiken oder Bilder ausweichen, um Informationen zu vermitteln, anstatt animierte GIFs zu verwenden. Je nach Betriebssystem erfolgt die Überprüfung nach GIFs auf zwei verschiedene Arten: