4. Tabellen

Was ist damit gemeint?

In Excel bedeutet die Auszeichnung von Tabellen, dass sie durch spezielle Formatierungen oder Designelemente hervorgehoben werden, um sie von anderen Datenbereichen zu unterscheiden. Ein eindeutiger Name wird der Tabelle zugewiesen, um sie leicht identifizieren und ansprechen zu können, insbesondere wenn auf sie in Formeln oder anderen Teilen des Arbeitsblatts verwiesen wird. Eine aussagekräftige Beschriftung bezieht sich auf die klare und präzise Bezeichnung der Tabelle, die ihren Inhalt oder ihre Funktion verständlich beschreibt, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen.

Warum ist es wichtig? 

Durch die korrekte Auszeichnung von Tabellen in Excel können Nutzende von Screenreadern die tabellarischen Daten effektiv interpretieren. Ohne die angemessene Auszeichnung kann die inhaltliche Struktur der Tabelle für Screenreader-Nutzende unklar bleiben, was zu Schwierigkeiten bei der Datenerfassung und -interpretation führen kann.

Eine präzise und aussagekräftige Tabellenüberschrift erleichtert das schnelle Erfassen des Tabelleninhalts und hilft den Nutzenden, zu entscheiden, ob die Tabelle für sie relevant ist. Darüber hinaus sollten die Tabellenbeschriftungen klar und verständlich sein, um eine eindeutige Zuordnung und ein effizientes Verständnis zu gewährleisten. Eine klare und präzise Beschriftung von Tabellen trägt dazu bei, Missverständnisse und Verwechslungen zu vermeiden, insbesondere wenn mehrere Tabellen in einem Excel-Dokument enthalten sind. Durch diese Maßnahmen wird die effektive Nutzung der Tabellendaten sowohl für Sehende als auch für Nutzende von Screenreadern gewährleistet.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Tabellen beschriften Sie in Excel, wie folgt:

1. Wählen Sie den Bereich aus, den Sie als Tabelle formatieren möchten.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie die Option „Tabellen“ aus.
3. Setzen Sie ein Häkchen bei „Tabelle hat Überschrift“ und bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK“.
4. Der ausgewählte Bereich wird nun als Tabelle formatiert.
5. Nachdem die Tabelle ausgewählt ist, können Sie in der Registerkarte „Tabelle“ weitere Konfigurationen und Anpassungen vornehmen.

Bei der Auswahl von Überschriften bzw. Tabellenbeschriftungen sollten Sie sich an einigen Grundsätzen orientieren, um sicherzustellen, dass sie zum Inhalt passend und verständlich sind:

1. Beschreiben Sie den Inhalt präzise: Die Überschrift oder Beschriftung sollte kurz und prägnant sein und den Inhalt des Tabellenblatts bzw. der Tabelle beschreiben.
2. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache.
3. Verwenden Sie Schlagwörter: Verwenden Sie relevante Schlagwörter, die den Lesenden eine Vorstellung davon geben, was sie auf dem Tabellenblatt bzw. in der Tabelle erwarten können.
4. Verwenden Sie Formatierung: Verwenden Sie eine größere Schriftgröße oder Fettdruck, um die Überschrift oder Beschriftung hervorzuheben und sie leichter lesbar zu machen.
5. Überprüfen Sie die Genauigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Informationen in der Überschrift oder Beschriftung korrekt sind und nicht zu Missverständnissen führen.
6. Vermeiden Sie wiederholte Beschriftungen: Vermeiden Sie die Wiederholung von Beschriftungen oder Überschriften im Dokument, um Verwirrung zu vermeiden.
7. Berücksichtigen Sie die Zielgruppe: Stellen Sie sicher, dass die Überschrift oder Beschriftung auf die Bedürfnisse und Kenntnisse der Zielgruppe zugeschnitten ist.
8. Verwenden Sie die richtigen Schreibweisen und Symbole: Verwenden Sie die richtige Rechtschreibung und Grammatik, und verwenden Sie Symbole und Abkürzungen, die von der Zielgruppe verstanden werden.

Indem Sie diese Grundsätze berücksichtigen, können Sie Überschriften und Tabellenbeschriftungen erstellen, die zum Inhalt passend und leicht verständlich sind.

Was ist damit gemeint? 

Eine klare Gliederung in Tabellen wird durch Spalten- und Zeilenüberschriften erreicht. Die Kopfzeile zeigt an, wie die Inhalte in den Spalten gegliedert sind, während die „Erste Spalte“ die Inhalte innerhalb der Zeilen sortiert. Um sicherzustellen, dass eine Tabelle von einem Screenreader oder eine Sprachausgabe korrekt vorgelesen werden kann, sollten die Spalten- und Zeilenüberschriften als „Kopfzeile“ bzw. „Erste Spalte“ markiert werden.

Die „Kopfzeile“ einer Tabelle ist die oberste Zeile der Tabelle, die normalerweise die Spaltenüberschriften enthält. Die Kopfzeile dient dazu, den Inhalt und die Struktur der Tabelle zu kennzeichnen und zu organisieren. Sie sollte bei mehrseitigen Tabellen auf jeder neuen Seite eingeblendet werden.

Wenn alle Spaltenüberschriften als „Kopfzeile“ markiert sind, tragen sie dazu bei, den Inhalt der Tabelle klar und verständlich darzustellen. Das Gleiche gilt für Zeilenüberschriften die als „Erste Spalte“ markiert sind. Diese Markierungen ermöglichen es, den Tabelleninhalt korrekt und eindeutig wahrzunehmen.

Warum ist es wichtig? 

Eine unkorrekte Formatierung von Tabellen kann dazu führen, dass die Inhalte und die Struktur der Tabelle für Screenreader-Nutzende unklar oder unverständlich vermittelt werden. Wenn beispielsweise Spalten- oder Zeilenüberschriften nicht als „Kopfzeile“ oder „Erste Spalte“ markiert sind, kann der Screenreader die Struktur der Tabelle nicht korrekt interpretieren und kann die Sortierung innerhalb der Tabelle nicht verstehen. Dadurch können wichtige Informationen verloren gehen oder falsch verstanden werden.

Wenn die Kopfzeile einer Tabelle sich nicht auf jeder Seite wiederholt, kann dies zu Verwirrung und Fehlinterpretation des Inhalts führen.

Insbesondere bei komplexen Tabellen kann es hilfreich sein, die Spaltenbeschriftungen auf jeder Seite zu wiederholen. Durch diese Wiederholung erhalten Rezipierende eine bessere Orientierung und erleichtert es, die Inhalte der Tabelle richtig zuzuordnen. Auch Nutzende von Screenreadern und profitieren von der Wiederholung der Kopfzeile, denn diese wird ebenfalls am Anfang jeder Seite vorgelesen. So müssen sie sich nicht dauerhaft an die Spaltenüberschriften erinnern oder immer wieder an den Anfang der Tabelle zurückkehren, um die Orientierung zu behalten.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

In Microsoft Excel ist die erste Zeile einer Tabelle, sofern sie richtig erstellt wurde, als „Kopfzeile“ automatisch markiert, ansonsten können Sie wie folgt vorgehen:

1. Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile die Überschriften enthält und die Daten darunter angeordnet sind.
2. Klicken Sie auf die erste Zeile und gehe zum Reiter „Tabellenentwurf“.
3. Aktivieren Sie das Kästchen „Kopfzeile“, um diese zu markieren.
4. Klicken Sie auf die erste Spalte mit der speziellen Überschrift oder Sortierung.
5. Gehen Sie zum Reiter „Tabellenentwurf“ und wählen Sie die Option „Erste Spalte“ aus, um diese zu markieren.

Um eine Tabelle dahingehend zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die erste Zelle der Tabelle.
2. Gehen Sie in der Menüleiste auf den Tabellenentwurf.
3. Suchen Sie im linken Bereich des Menüs nach den Kontrollkästchen für „Kopfzeile“ und „Erste Spalte“ und überprüfen Sie, ob diese aktiviert sind.

Was ist damit gemeint? 

Um in Excel die Daten übersichtlich zu halten und eine korrekte Zuordnung zu ermöglichen, sollte jede Zeile die gleiche Anzahl von Spalten haben. Verbundene oder geteilte Zellen können Verwirrung verursachen, da es schwierig ist, festzustellen, welcher Spaltenüberschrift der Inhalt zugeordnet werden muss. Jede Zelle sollte nur eine Information enthalten, um eine einfache Sortierung, Filterung und Analyse zu ermöglichen. Daher ist es ratsam, Zellen weder zu teilen noch zu fusionieren, um die Daten klar zu strukturieren und zu verarbeiten.

Verschachtelte Zellen sollten komplett vermieden werden in Tabellen. Verschachtelte Zellen bedeuten, dass eine Zelle eine eigenständige Tabelle oder eine andere komplexe Datenstruktur enthält. Dies führt zu Unübersichtlichkeit und kann zu Problemen bei der Datenverarbeitung in Excel führen, da Excel nicht für solche komplexen Datenstrukturen vorgesehen ist.

Warum ist es wichtig?

Wenn Tabellenzellen zusammengeführt, geteilt oder geschachtelt werden, kann dies zu Problemen führen, da die Informationen nicht mehr den entsprechenden Spaltenüberschriften zugeordnet werden können. Dies kann dazu führen, dass die Informationen falsch oder unvollständig interpretiert werden, was zu Fehlern oder Missverständnissen führen kann. Dies kann insbesondere dann passieren, wenn die Tabelle vergrößert betrachtet wird. Auch Nutzende von Screenreadern und Sprachausgaben werden bei miteinander verbundenen, geteilten oder geschachtelten Zellen vor Herausforderungen gestellt, die Zellen richtig zuzuordnen und zu interpretieren. Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Tabellen so formatiert werden, dass jede Zelle einer bestimmten Spalte zugeordnet werden kann und die Informationen leicht zu interpretieren sind.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um sicherzustellen, dass die Zellen in einer Tabelle nicht miteinander verbunden oder getrennt sind, sollten Tabellenzellen nicht zusammengeführt oder getrennt werden. Falls es notwendig sein sollte, zusätzliche Informationen in einer Zelle unterzubringen, können hierfür neue Zeilen oder Spalten hinzugefügt werden. Dabei bleibt es jedoch wichtig sicherzustellen, dass jede Zeile die gleiche Anzahl von Spalten aufweist, damit die Inhalte den richtigen Spaltenüberschriften zugeordnet werden können. Wenn zu viele Informationen in einer Tabelle untergebracht werden, sollte entweder die Tabelle in mehrere Tabellen aufgeteilt oder eine alternative Darstellungsform gewählt werden.

Um zu überprüfen, ob Ihre Tabelle verschachtelte, geteilte oder zusammengeführte Zellen enthält, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1. Prüfen Sie visuell jede Zelle in der Tabelle, um sicherzustellen, dass keine Zelle in kleinere Teile aufgeteilt ist und keine Zellen zu einer größeren Zelle zusammengeführt wurden.
2. Stellen Sie sicher, dass jede Zelle nur eine Art von Information enthält und keine Zelle eine komplexe Datenstruktur wie eine eingebettete Tabelle oder ein Diagramm enthält.
3. Sollten Sie verschachtelte, geteilte oder zusammengeführte Zellen finden, trennen oder lösen Sie diese auf, um sicherzustellen, dass jede Zelle nur eine klare und eindeutige Information enthält.
4. Überprüfen Sie die gesamte Tabelle, um sicherzustellen, dass diese gut strukturiert und übersichtlich ist, damit die Daten einfach zu lesen und zu verarbeiten sind.

Wenn Sie in Ihrer Excel-Tabelle verschachtelte, geteilte oder zusammengeführte Zellen finden und diese auflösen möchten, befolgen Sie bitte die entsprechenden Schritte:

Trennen von Zellen:

1. Um geteilte Zellen zu trennen, markieren Sie die betreffenden Zellen, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Zellen teilen“.
2. Geben Sie die gewünschte Anzahl von Zellen in horizontaler oder vertikaler Richtung ein und bestätigen Sie die Auswahl.

Auflösen von zusammengeführten Zellen:

1. Markieren Sie die zusammengeführten Zellen, gehen Sie zum Reiter „Start“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zellen zusammenführen“ (die Option mit einem Pfeil, der Zellen zusammenführt). Dadurch werden die Zellen wieder in ihre ursprüngliche Form gebracht.

Entfernen von Verschachtelung:

1. Falls Sie Daten haben, die in verschachtelten Zellen oder komplexen Strukturen enthalten sind, empfiehlt es sich, diese in separaten Zellen oder Tabellen zu platzieren, um die Tabelle übersichtlicher zu gestalten.

Was ist damit gemeint? 

Komplexe Tabellen sind Tabellen, die eine größere Anzahl von Spalten und Zeilen enthalten und möglicherweise mehrere Ebenen von Daten und Informationen darstellen. Sie können zum Beispiel in wissenschaftlichen Berichten, Finanzberichten oder in der Datenanalyse eingesetzt werden. Komplexe Tabellen enthalten oft verschiedene Arten von Daten, einschließlich numerischer, textlicher und grafischer Daten.

Warum ist es wichtig? 

Eine klare Aufteilung von Tabellen ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass diese für alle zugänglich sind. Dies ist besonders wichtig für Rezipierende mit Sehbeeinträchtigungen, die das Dokument vorgelesen bekommen.

Durch die Aufteilung von komplexen Tabellen in einfachere Tabellen mit klaren Überschriften und Strukturen kann die Lesbarkeit und Verständlichkeit des Dokuments verbessert werden. Auch Rezipierende mit anderen Beeinträchtigungen wie zum Beispiel Konzentrationsschwierigkeiten oder Lernschwierigkeiten profitieren von dieser Strukturierung.

Ein Beispiel dafür könnte eine Finanzbericht-Tabelle sein, die verschiedene Finanzkennzahlen wie Umsatz, Gewinn und Verlust aufzeigt. Wenn diese Tabelle sehr umfangreich ist und viele komplexe Informationen enthält, kann sie für einige Rezipierende schwierig zu interpretieren sein. Durch die Aufteilung in mehrere Tabellen, zum Beispiel eine Tabelle für den Umsatz, eine Tabelle für den Gewinn und eine Tabelle für den Verlust, können die Informationen klarer und verständlicher dargestellt werden.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Das Aufteilen einer komplexen Tabelle in mehrere einfachen Tabellen in Excel ist relativ einfach und kann in den folgenden Schritten durchgeführt werden:

1. Identifizieren Sie die Teile der Tabelle, die in einfachere Tabellen aufgeteilt werden sollen.
2. Markieren Sie die Daten, die in eine separate Tabelle verschoben werden sollen.
3. Klicken Sie mit der linken Maustaste und ziehen Sie den Mauszeiger über die entsprechenden Zellen, um sie zu markieren.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen, und wählen Sie „Ausschneiden“ aus dem Kontextmenü.
5. Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die Daten einfügen möchten, um eine neue Tabelle zu erstellen.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die ausgewählte Zelle und wählen Sie „Einfügen“ aus dem Kontextmenü.
7. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um separate Tabellen mit den entsprechenden Daten zu erstellen.
8. Überprüfen Sie jede neue Tabelle, um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß und übersichtlich platziert wurden.

Um Ihre Excel-Datei auf komplexe Tabellen zu überprüfen, schauen Sie sich die Tabellen im Dokument an. Gibt es Tabellen, die Ihrer Meinung nach komplex sind? Überlegen Sie sich, wie Sie die Informationen in mehrere, einfache Tabellen aufteilen können.

Was ist damit gemeint? 

Das Kontrastverhältnis bezieht sich auf das Verhältnis zwischen dem Text und dem Hintergrund, auf dem er angezeigt wird. Ein hohes Kontrastverhältnis erleichtert die Lesbarkeit des Textes. Ein ausreichendes Kontrastverhältnis ist erreicht, wenn sich die Textfarbe deutlich von der Hintergrundfarbe abhebt. Dabei beträgt das Kontrastverhältnis bei normalen Texten mindestens 4,5:1. Schwarze Schrift auf weißem Hintergrund (oder umgekehrt) stellt den optimalen Kontrast dar. Wenn andere Farben genutzt werden, müssen die Kontrastverhältnisse überprüft werden.

Tabellenvorlagen haben nicht immer einen ausreichenden Kontrast. Bei der Wahl der Farben sollte immer darauf geachtet werden, dass dieser hoch genug ist.

Warum ist es wichtig? 

Ein ausreichender Kontrast innerhalb einer Tabelle ist von großer Bedeutung, insbesondere für Rezipierende mit eingeschränktem Sehvermögen. Wenn der Kontrast nicht hoch genug ist, kann der Text innerhalb der Tabelle schwer oder gar nicht lesbar sein, was zu Barrieren beim Zugriff auf Informationen führt.

Zum Beispiel haben Rezipierende mit Farbenblindheit Schwierigkeiten, zwischen bestimmten Farben zu unterscheiden. Ein ausreichendes Kontrastverhältnis hilft dabei, dass sie den Text dennoch lesen können. Wenn das Kontrastverhältnis zwischen Text und Hintergrund niedrig ist, kann es schwieriger sein, den Text zu lesen, selbst wenn dieser groß ist. Schließlich kann ein höheres Kontrastverhältnis auch dazu beitragen, dass der Text auf einem Bildschirm in einer Umgebung mit hellem Licht besser lesbar ist, da er sich deutlicher vom Hintergrund abhebt.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Falls Sie feststellen, dass ihre Tabelle nicht dem grundsätzlich vorgegebenen Kontrastverhältnis von Schwarz-Weiß entspricht, können Sie entweder die Schriftfarbe ändern oder die Hintergrundfarbe anpassen, um das Kontrastverhältnis zu erhöhen. Hier ist eine einfache Anleitung, wie Sie das tun können:

1. Markieren Sie die Tabelle, für den Sie den Kontrast erhöhen möchten.
2. Wählen Sie unter „Tabellenentwurf“ eine neue Farbvorlage aus, die dem Kontrastverhältnis entspricht.
3. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche „Schriftfarbe“ in der Registerkarte „Start“ und wählen Sie eine Farbe mit höherem Kontrast zur Hintergrundfarbe aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Füllfarbe“ in der Registerkarte „Entwurf“ und wählen Sie eine Farbe mit niedrigerem Kontrast zum Text aus.
5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrastverhältnis zwischen Text und Hintergrund mindestens 4,5:1 beträgt.

Um sicherzustellen, dass das Kontrastverhältnis zwischen Text und Hintergrund optimal ist, können Sie auf Online-Tools oder herunterladbare Programme zurückgreifen. Diese können das Kontrastverhältnis automatisch für Sie berechnen.

Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, für einen dunklen Text (vorzugsweise schwarz) und einen hellen Hintergrund (weiß) zu entscheiden, da hier das Kontrastverhältnis von mindestens 4,5:1 stets gegeben ist. Es ist wichtig zu beachten, dass Excel auch eine Barrierefreiheitsprüfung durchführt, um einen zu niedrigen Kontrast von Text zum Hintergrund zu erkennen, wenn es manuell aktiviert wird.

Was ist damit gemeint? 

In einer gut strukturierten Excel-Tabelle sollten keine leeren Zeilen oder Spalten vorhanden sein, da sie die Lesbarkeit beeinträchtigen und zu Fehlinterpretationen führen können. Sollen Tabellenbereiche voneinander abgegrenzt werden, ist es ratsam, eine zweite Tabelle zu erstellen.

Warum ist es wichtig? 

Für Personen, die Screenreader verwenden, ist es wichtig zu beachten, dass in Excel leere Zellen entsprechend als „leer“ oder ähnlich vorgelesen werden. Wenn Zellen leer sind, erhalten Screenreader-Nutzende den Hinweis, dass diese Zelle nicht mehr zur Tabelle gehört. Dies kann die Nutzung von Excel-Tabellen für Screenreader-Nutzende unübersichtlich machen und die Navigation in der Tabelle erschweren. Durch das Vermeiden von leeren Zellen in Excel-Tabellen wird die Zugänglichkeit verbessert und die Lesbarkeit erleichtert.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um überflüssige leere Zeilen oder Spalten aus Ihrer Excel-Tabelle zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Identifizieren Sie die leeren Zeilen oder Spalten, die Sie entfernen möchten. Achten Sie dabei auf die Zeilennummern und Spaltenbuchstaben.
2. Markieren Sie die leere Zeile, indem Sie auf die Zeilennummer links klicken, oder markieren Sie die leere Spalte, indem Sie auf den Buchstaben oben in der Tabelle klicken.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Zeile oder Spalte und wählen Sie „Löschen“ aus dem Kontextmenü.
4. Bestätigen Sie die Löschung der leeren Zeile oder Spalte, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
5. Überprüfen Sie die Tabelle, um sicherzustellen, dass keine weiteren überflüssigen leeren Zeilen oder Spalten vorhanden sind.