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8. Export/Druck

Inhalt: Wiederholungszeile, Seitenumbrüche.

8.1 Wiederholungszeile

Tabellen, die über mehr als eine Seite gehen, verfügen auf jeder Seite über die Kopf- und Fußzeile. Diese sind frei von relevanten Informationen. Die Tabellenkopfzeile wird auf jeder Seite wiederholt („Wiederholungszeile“).

Weiterführende Informationen

Was ist damit gemeint? 

Excel-Dateien erfordern normalerweise keine Kopf- oder Fußzeilen, da Excel hauptsächlich zur Datenbearbeitung und nicht zur Textpräsentation verwendet wird. Diese Funktion ist jedoch beim Exportieren in eine PDF-Datei oder beim Drucken verfügbar. Die Kopfzeile könnte den Datei- oder Tabellennamen sowie das Datum enthalten, während die Fußzeile normalerweise die Seitenzahl angibt. Eine Wiederholungszeile in Excel sorgt dafür, dass die Kopfzeile, die normalerweise die Spaltenbeschriftungen enthält, auf jeder Seite wiederholt wird, um die Lesbarkeit und Interpretation der Daten über mehrere Seiten zu erleichtern. Die Fußzeile kann zusätzliche Informationen wie Seitenzahlen, Datum oder Dateinamen enthalten, ist jedoch in digitalen Excel-Dateien nicht unbedingt erforderlich und kann in solchen Fällen entfernt werden, um Platz zu sparen und die Lesbarkeit der Tabelle zu verbessern. Wenn die Daten nicht auf eine einzelne Seite passen, ist es vorteilhaft, eine Wiederholungszeile oder Kopfzeile zu definieren.

Warum ist es wichtig? 

Die Kopf- und Fußzeilen in einer Excel-Tabelle sind von Bedeutung, da sie den Rezipierenden, insbesondere jenen mit kognitiven oder Konzentrationsproblemen und Screenreadern, helfen, sich im Dokument zu orientieren und die Struktur der Daten besser zu erfassen. Wenn Excel-Dateien in PDF exportiert oder gedruckt werden, spielen die Kopf- und Fußzeilen eine entscheidende Rolle, indem sie den Rezipierenden wichtige Kontextinformationen liefern und ihnen helfen, den Inhalt der Dateien leichter zu interpretieren und zu verarbeiten. Sie dienen als visuelle Ankerpunkte, um den Lesenden die Navigation und das Verständnis der Tabellendaten zu erleichtern.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Um Kopf- und Fußzeilen in Excel zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf „Seitenlayout“, um das Menü zu öffnen.
  2. Wählen Sie „Seite einrichten“. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet.
  3. In diesem neuen Fenster suchen Sie den Abschnitt „Kopfzeile/Fußzeile“.
  4. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kopf- und Fußzeilen nach Ihren Anforderungen anzupassen. Sie können Text hinzufügen, das Datum einfügen oder andere relevante Informationen platzieren.
  5. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Tabellenkopfzeile auf jeder Seite wiederholt wird, gehen Sie zu „Seite einrichten“ und suchen Sie den Abschnitt „Blatt“.
  6. In diesem Abschnitt finden Sie die Optionen „Wiederholungszeilen oben“ und „Wiederholungszeilen unten“. Durch Festlegen der entsprechenden Einstellungen können Sie definieren, welche Zeilen auf jeder Seite wiederholt werden sollen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

8.2 Seitenumbrüche

Bei Tabellen werden Seitenumbrüche in Tabellenzeilen unterbunden.

Weiterführende Informationen

Was ist damit gemeint? 

Seitenumbrüche in Tabellenzeilen treten auf, wenn eine Tabellenzeile nicht auf eine Seite passt und Teile des Textes auf die nächste Seite verschoben werden. Um die Lesbarkeit und Verständlichkeit einer mehrseitigen Tabelle zu gewährleisten, sollten Seitenumbrüche in Tabellenzeilen vermieden werden. Konkret bedeutet dies, dass automatische Seitenumbrüche innerhalb von Tabellenzeilen unterbunden werden. Stattdessen wird ein längerer Text innerhalb einer Zeile nicht geteilt und auf einer Seite abgebildet, um eine bessere Lesbarkeit und Verständlichkeit der gesamten Tabelle sicherzustellen.

Warum ist es wichtig? 

Wenn Seitenumbrüche in Tabellenzeilen nicht unterbunden werden, können verschiedene Probleme auftreten. Beispielsweise kann es vorkommen, dass Zellen oder Spalten auf unterschiedlichen Seiten angezeigt werden und die Zusammenhänge zwischen diesen verloren gehen. Auch können sich die Inhalte von Tabellenzellen verschieben, wenn Zeilen auf eine andere Seite verschoben werden, was dazu führt, dass die Tabelle insgesamt schwer lesbar wird. Deshalb ist eine übersichtliche und gut strukturierte Tabelle für die Barrierefreiheit von Dokumenten unerlässlich.

Durch das Unterbinden von Seitenumbrüchen in Tabellenzeilen wird die Übersichtlichkeit und Strukturierung der Tabelle verbessert. Informationen in den Tabellenzellen bleiben ununterbrochen und der Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten bleibt erhalten.

Wie können Sie das umsetzen/prüfen?

Je nach Betriebssystem erfolgt die Umsetzung auf zwei verschiedene Arten:

Mac
  1. Gehen Sie mit der Maus auf die Tabelle und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die linke obere oder rechte untere Ecke der Tabelle. Es öffnet sich ein Kontextmenü.
  2. Wählen Sie die Option „Tabelleneigenschaften“ aus dem Kontextmenü.
  3. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den Bereich „Zeile“ aus.
  4. Vergewissern Sie sich, dass die Option „Seitenumbruch in der Zeile zulassen“ nicht aktiviert ist. Wenn diese Option aktiviert ist, deaktivieren Sie sie durch Entfernen des Hakens in dem entsprechenden Kästchen.
Windows
  1. Gehen Sie mit der Maus auf die Tabelle und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die linke obere oder rechte untere Ecke der Tabelle. Ein Kontextmenü wird angezeigt.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Tabelleneigenschaften“ aus.
  3. Wählen Sie im Fenster „Tabelleneigenschaften“ den Bereich „Zeile“ aus.
  4. Stellen Sie sicher, dass die Option „Zeilenwechsel auf Seiten zulassen“ nicht aktiviert ist. Wenn das Kästchen daneben markiert ist, klicken Sie darauf, um es zu deaktivieren.
  5. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.

Durch Deaktivieren der Option „Zeilenwechsel auf Seiten zulassen“ wird sichergestellt, dass Tabellenzeilen nicht auf zwei Seiten aufgeteilt werden und die Tabelle als Ganzes leichter lesbar und verständlicher bleibt.

Um zu prüfen, ob in einer Tabelle Seitenumbrüche in Tabellenzeilen unterbunden werden, können Sie über Ansicht, Seitenlayout die Tabelle durchgehen und überprüfen, ob alle Tabellenzeilen vollständig auf einer Seite dargestellt werden. Sollten Inhalte in einer Zeile zu groß sein, empfiehlt es sich entweder diese zu kürzen, aufzuteilen oder alternative Darstellungsmöglichkeiten in Betracht zu ziehen.

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